Prepararsi ad assumere
Società, registrazioni, modelli di payroll e i rischi di assumere prima di essere pronti.
| Modello | Come funziona | Ideale per |
|---|---|---|
| Employer of Record (EOR) | Un soggetto terzo assume legalmente il personale USA e gestisce payroll, benefit e compliance a fronte di una fee. | Testare il mercato con 1–5 assunzioni, partenza rapida. |
| PEO | Avete una società USA; la PEO co-impiega il personale e fornisce payroll, benefit e compliance HR. | Piccoli team che vogliono benefit da grande azienda. |
| Società propria + payroll provider | La filiale USA assume direttamente, con payroll esterno e broker per i benefit. | Presenza di lungo periodo, oltre 10 dipendenti. |
| Collaboratori indipendenti | Professionisti autonomi che vi fatturano. | Solo lavori realmente indipendenti e a progetto: alto rischio di riqualificazione. |
Costituire una filiale USA
Tipo di società
La maggior parte dei gruppi italiani costituisce una C-corporation o LLC in Delaware o nello Stato operativo. La scelta incide su tasse, responsabilità e transfer pricing: decidete con un consulente cross-border.
Registrazioni
EIN federale, registrazione ("foreign qualification") in ogni Stato in cui avete dipendenti, posizioni fiscali e di disoccupazione statali, comunicazione delle nuove assunzioni.
Banca e assicurazioni
Conto bancario USA, assicurazione infortuni (workers' compensation, obbligatoria quasi ovunque), responsabilità civile e, idealmente, EPLI e D&O.
Stabile organizzazione
Se dipendenti negli USA firmano contratti per la capogruppo italiana senza una società USA, si può creare una "stabile organizzazione" tassabile ai sensi della convenzione Italia–USA.
Ogni Stato è una nuova giurisdizione
Assumere un dipendente da remoto in un nuovo Stato significa di solito registrarsi lì per imposte sul lavoro, disoccupazione e workers' comp.
Transfer pricing
I servizi tra capogruppo italiana e filiale USA devono avere prezzi di mercato ed essere documentati.
Guide pratiche
GuidaAssumere il primo dipendente negli USA
- Scegliete il modello: EOR per velocità, oppure società più payroll provider per il lungo periodo.
- Registrate la società e ottenete l'EIN; registratevi per le imposte statali sul lavoro e la disoccupazione.
- Attivate la workers' compensation e un payroll provider.
- Scegliete un broker e un'assicurazione sanitaria.
- Preparate una offer letter americana (at-will) e un breve employee handbook.
- Completate il Form I-9 entro 3 giorni lavorativi dall'inizio.
GuidaScegliere tra EOR e società propria
- Contate le assunzioni previste in 24 mesi: sotto le 5, l'EOR è spesso più semplice.
- Confrontate i costi EOR con costituzione, contabilità e HR della società.
- Valutate il rischio di stabile organizzazione e il livello di controllo necessario.
- Pianificate il passaggio dall'EOR alla società propria quando il team cresce.
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Informazioni aggiornate a settembre 2026. Contenuti di carattere generale, non costituiscono consulenza legale, fiscale o in materia di immigrazione. Le norme cambiano spesso e variano da Stato a Stato: rivolgetevi a professionisti qualificati.
Setting up to hire
Entity, registrations, payroll models and the risks of hiring before you are ready.
| Model | How it works | Best for |
|---|---|---|
| Employer of Record (EOR) | A third party legally employs your U.S. staff and runs payroll, benefits and compliance for a fee. | Testing the market with 1 to 5 hires, fast start. |
| PEO | You have your own U.S. entity; the PEO co-employs staff and provides payroll, benefits and HR compliance. | Small teams wanting big-company benefits. |
| Own entity + payroll provider | Your U.S. subsidiary employs staff directly, with an outsourced payroll and benefits broker. | Long-term presence, 10+ employees. |
| Independent contractors | Self-employed individuals invoicing you. | Genuinely independent, project-based work only; misclassification risk is high. |
Setting up a U.S. subsidiary
Entity type
Most Italian groups form a Delaware or local-state C-corporation or LLC. The choice affects taxes, liability and transfer pricing; decide with a cross-border adviser.
Registrations
Federal EIN, registration to do business ("foreign qualification") in each state where you have employees, state tax and unemployment accounts, and new-hire reporting.
Banking & insurance
U.S. bank account, workers' compensation insurance (mandatory in almost every state), general liability, and ideally employment practices liability (EPLI) and D&O.
Permanent establishment
Having U.S. employees sign contracts for the Italian parent without a U.S. entity can create a taxable "permanent establishment" under the U.S.–Italy treaty.
Every state is a new jurisdiction
Hiring a remote employee in a new state usually means registering there for payroll tax, unemployment insurance and workers' comp.
Transfer pricing
Services between the Italian parent and the U.S. subsidiary must be priced at arm's length and documented.
How-to guides
How toHire your first U.S. employee
- Choose your model: EOR for speed, or entity plus payroll provider for the long term.
- Register the entity and get an EIN; register for state payroll tax and unemployment insurance.
- Buy workers' compensation insurance and set up a payroll provider.
- Pick a benefits broker and select health insurance.
- Prepare a U.S. offer letter (at-will) and a short employee handbook.
- Complete Form I-9 within 3 business days of the start date.
How toDecide between EOR and your own entity
- Count planned hires over 24 months: under 5, EOR is often simpler.
- Compare total EOR fees with entity setup, accounting and HR costs.
- Consider permanent establishment risk and how much control you need.
- Plan a migration path from EOR to your own entity as the team grows.
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Information reviewed September 2026. General information only, not legal, tax or immigration advice. Rules change frequently and vary by state; consult qualified professionals.