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Employer Hub/Glossario e checklist

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Employer Hub · Tema 07

Glossario e checklist

98 termini HR e di diritto del lavoro americano con l'equivalente italiano più vicino, più sei checklist operative su prima assunzione, onboarding, offer letter, calendario annuale di compliance, uscite e invio di personale italiano negli USA.

98 terminiTermini HR e di diritto del lavoro USA, ciascuno con l'equivalente italiano più vicino

3 giorni lavorativiTermine per completare la Sezione 2 del Form I-9 dopo il primo giorno di lavoro

20 giorniTermine federale di default per la comunicazione dei nuovi assunti (Georgia: 10 giorni, Massachusetts: 14)

31 gennaioScadenza di W-2, 1099-NEC, 940 e 941 del quarto trimestre (giorno lavorativo successivo se cade nel weekend)

Glossario: assunzione

Selezione e assunzione

Questo glossario è pensato per direttori HR, CFO e fondatori italiani che conoscono il sistema italiano (CCNL, TFR, INPS, preavviso) e hanno bisogno di una traduzione rapida e affidabile del lessico americano. Ogni tabella riporta il termine USA, l'equivalente italiano più vicino (oppure "nessun equivalente" quando il concetto non esiste in Italia) e una breve spiegazione. Le checklist più avanti trasformano questi termini in azioni concrete, passo dopo passo. Per un approfondimento consultate i temi assunzioni, costituzione della società e compliance.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
At-will employment	Nessun equivalente (il più vicino: recesso ad nutum)	Ciascuna parte può chiudere il rapporto in qualsiasi momento, per qualunque motivo lecito o senza motivo, e senza preavviso. È la regola in tutti gli Stati tranne il Montana; un contratto o una offer letter possono derogarvi.
Offer letter	Lettera di assunzione / proposta	Breve lettera che conferma qualifica, retribuzione, data di inizio e condizioni. A differenza del contratto individuale italiano, di solito precisa che il rapporto è at-will e non costituisce un impegno a tempo determinato.
Employment agreement	Contratto individuale di lavoro	Contratto negoziato, tipico per i dirigenti, che può fissare una durata, la definizione di "cause" (giusta causa), la severance e i patti restrittivi. La maggior parte dei dipendenti americani non ne firma mai uno.
Exempt / non-exempt	Nessun equivalente (in modo approssimativo: quadri/dirigenti vs impiegati/operai)	Classificazione ai sensi del FLSA. Gli exempt ricevono uno stipendio di almeno 684 dollari a settimana (35.568 dollari l'anno, soglia più alta in CA, NY, WA, CO) e superano un test sulle mansioni, quindi non hanno diritto agli straordinari; i non-exempt ricevono 1,5 volte la paga oltre le 40 ore settimanali.
W-2 employee vs 1099 contractor	Lavoratore dipendente vs lavoratore autonomo (partita IVA)	Le due categorie di lavoratori, che prendono il nome dai rispettivi modelli fiscali di fine anno. Classificare un dipendente come autonomo comporta imposte arretrate, straordinari e sanzioni.
ABC test	Nessun equivalente (il più vicino: indici di subordinazione)	Test rigoroso (CA, NJ, MA, IL per alcuni fini) che presume la subordinazione salvo che il lavoro sia libero da controllo, estraneo all'attività abituale dell'azienda e parte di un'attività indipendente del lavoratore.
Background check	Verifica dei precedenti	Controlli su precedenti penali, esperienze lavorative, titoli di studio e talvolta situazione creditizia, svolti da una consumer reporting agency. Molto più ampi di quanto consentito in Italia, ma disciplinati in modo stringente dal FCRA e dalle leggi statali.
FCRA	Nessun equivalente (il più vicino: regole privacy/GDPR)	Fair Credit Reporting Act: impone un'informativa separata, il consenso scritto e un avviso preliminare e finale (pre-adverse e adverse action notice) prima di scartare un candidato sulla base di un report.
Ban-the-box / fair chance laws	Nessun equivalente	Leggi statali e cittadine (CA, NY, NJ, IL, New York City, Philadelphia e molte altre) che vietano di chiedere dei precedenti penali prima di un'offerta condizionata.
Pay transparency	Trasparenza retributiva (Direttiva UE 2023/970)	Leggi in Stati come CA, NY, WA, CO, IL, NJ, MA, MN e VT che impongono di indicare una forbice retributiva in buona fede negli annunci. L'Italia doveva recepire la direttiva UE entro giugno 2026.
Non-compete	Patto di non concorrenza (art. 2125 c.c.)	Divieto di concorrenza dopo la cessazione. Nullo in CA, ND, OK e MN; limitato da soglie retributive in molti Stati. A differenza dell'Italia, la maggior parte degli Stati non richiede un corrispettivo specifico (il Massachusetts richiede garden leave o un altro corrispettivo concordato).
PIIA (confidentiality and invention assignment)	Accordo di riservatezza e cessione delle invenzioni	Documento standard che attribuisce al datore le invenzioni realizzate nel lavoro e tutela i segreti commerciali; CA, IL, WA e altri Stati limitano ciò che può essere ceduto.
EOR (Employer of Record)	Nessun equivalente diretto (il più vicino: somministrazione)	Fornitore che assume legalmente il vostro lavoratore negli USA, gestisce payroll e benefit e vi fattura mensilmente (in genere 599-699 dollari per dipendente al mese nel 2026). Rapido, ma la società non è vostra.
PEO (Professional Employer Organization)	Nessun equivalente	Modello di co-employment (co-datorialità): serve una vostra entità USA; il PEO gestisce payroll, benefit e compliance HR mentre voi dirigete il lavoro.

Il punto di vista italiano: Il cambio di mentalità più grande è che negli Stati Uniti non esiste il CCNL. Retribuzione, orario, preavviso e benefit derivano dalla legge federale, dalla legge statale, dalla offer letter e dalle policy aziendali. Per questo offer letter e handbook (regolamento aziendale) hanno negli USA un peso così rilevante.

Glossario: retribuzione

Retribuzione e payroll

Il payroll americano è per un verso più semplice di quello italiano (niente tredicesima o quattordicesima, nessun accantonamento TFR, molte meno voci contributive), ma è frammentato tra governo federale, Stati e talvolta città. Per esempi completi di costo consultate i temi payroll e retribuzione.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
Base salary	Retribuzione annua lorda (RAL)	Paga annua lorda, espressa come unica cifra. Non esistono tredicesima e quattordicesima: uno stipendio di 120.000 dollari si paga in 26 o 24 rate uguali.
Pay frequency	Periodicità della retribuzione	Settimanale, bisettimanale (26 cedolini), quindicinale (24) o mensile. Gli Stati fissano dei minimi: la California impone almeno due pagamenti al mese per la maggior parte dei lavoratori e New York il pagamento settimanale per i lavoratori manuali.
FICA	Contributi previdenziali (INPS)	Social Security (6,2% a carico del datore e 6,2% del dipendente sulle retribuzioni fino a 184.500 dollari nel 2026) più Medicare (1,45% ciascuno, senza massimale; il dipendente paga uno 0,9% aggiuntivo oltre 200.000 dollari).
FUTA	Contributo di disoccupazione (NASpI), quota federale	Imposta federale di disoccupazione a solo carico del datore: di norma lo 0,6% sui primi 7.000 dollari di retribuzione, cioè 42 dollari per dipendente all'anno.
SUTA / SUI	Contributo di disoccupazione, quota statale	Imposta statale di disoccupazione su un massimale statale, con aliquota per nuovi datori che poi riflette lo storico dei licenziamenti. Alcuni Stati (NJ, PA, AK) prevedono anche una quota a carico del dipendente.
Withholding	Ritenuta d'acconto (IRPEF)	Imposta sul reddito che il datore trattiene da ogni cedolino e versa per conto del dipendente: federale, statale (assente in TX, FL, WA, TN e pochi altri) e talvolta locale (New York City, città dell'Ohio, Philadelphia).
Form W-4	Nessun equivalente (il più vicino: richiesta detrazioni al sostituto d'imposta)	Modulo federale compilato dal dipendente per determinare le ritenute. In sua assenza si trattiene come per un contribuente single senza rettifiche.
Form W-2	Certificazione Unica (CU)	Certificazione annuale delle retribuzioni e delle ritenute, da consegnare ai dipendenti e alla Social Security Administration entro il 31 gennaio.
Form 1099-NEC	CU per lavoratori autonomi	Certifica i compensi pagati ai contractor indipendenti, entro il 31 gennaio. La soglia di segnalazione sale da 600 a 2.000 dollari per i pagamenti effettuati dal 2026 in base alla riforma fiscale del 2025; verificate con il vostro CPA (commercialista).
Form 941	Nessun equivalente (il più vicino: UniEmens / riepilogo F24)	Dichiarazione trimestrale federale delle imposte sul payroll, dovuta entro il 30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre e 31 gennaio.
Form 940	Nessun equivalente	Dichiarazione annuale federale di disoccupazione (FUTA), entro il 31 gennaio (10 febbraio se tutto il FUTA è stato versato puntualmente).
Overtime	Lavoro straordinario	1,5 volte la paga oraria ordinaria per le ore dei non-exempt oltre le 40 settimanali. La California impone anche lo straordinario giornaliero oltre le 8 ore e la paga doppia oltre le 12.
Minimum wage	Salario minimo (in Italia fissato dai CCNL)	Minimo federale di 7,25 dollari l'ora, ma la maggior parte degli Stati di interesse e molte città prevedono importi più alti, aggiornati di solito il 1° gennaio o il 1° luglio.
Supplemental wages	Nessun equivalente (il più vicino: tassazione separata)	Bonus e provvigioni pagati separatamente possono essere assoggettati a una ritenuta federale fissa del 22% (37% oltre 1 milione di dollari nell'anno).
Qualified overtime / tips deduction	Nessun equivalente (il più vicino: detassazione degli straordinari)	In base alla legge fiscale federale del 2025, i dipendenti possono dedurre parte della maggiorazione per straordinari e delle mance dal 2025 al 2028; i datori devono indicare questi importi separatamente nel W-2.

Attenzione: Proporre a un candidato americano una "RAL divisa per 14" all'italiana crea solo confusione. Indicate sempre lo stipendio base annuo e, separatamente, il bonus, e ricordate che i candidati americani confrontano le offerte al netto della loro quota del premio sanitario.

Glossario: benefit

Benefit

In Italia gran parte della protezione arriva da Servizio Sanitario Nazionale, INPS e INAIL. Negli Stati Uniti ci si aspetta che sia il datore di lavoro a organizzare assicurazione sanitaria, risparmio previdenziale e copertura per invalidità. Per struttura dei piani e costi consultate il tema benefit.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
Group health plan	Assicurazione sanitaria collettiva (non integrativa: è la copertura principale)	Assicurazione medica, dentistica e oculistica offerta dal datore. Per la maggior parte degli americani è la principale fonte di copertura sanitaria e pesa molto nella selezione.
PPO / HMO / HDHP	Nessun equivalente	Tipologie di piano. I PPO consentono cure fuori rete a costo maggiore; gli HMO richiedono medici convenzionati e impegnative; gli HDHP hanno franchigie elevate e si abbinano a un HSA.
HSA (Health Savings Account)	Nessun equivalente	Conto fiscalmente agevolato abbinato a un HDHP. Limiti 2026: 4.400 dollari per il singolo e 8.750 per la famiglia; le somme appartengono al dipendente.
FSA (Flexible Spending Account)	Nessun equivalente (il più vicino: welfare aziendale)	Conto pre-imposte per spese mediche (3.400 dollari nel 2026) o per la cura di familiari a carico (elevato a 7.500 dollari dal 2026). Le somme non utilizzate si perdono in gran parte.
Section 125 / cafeteria plan	Piano di welfare / flexible benefit	Documento legale che consente ai dipendenti di pagare premi e contributi FSA prima delle imposte. Deve esistere per iscritto prima che inizino le trattenute pre-imposte.
401(k)	Fondo pensione complementare	Piano previdenziale aziendale. Limite di contribuzione del dipendente nel 2026: 24.500 dollari, più 8.000 di catch-up dai 50 anni (11.250 tra i 60 e i 63 anni).
State auto-IRA	Nessun equivalente (il più vicino: silenzio-assenso sul TFR)	Programmi come CalSavers, Illinois Secure Choice, New Jersey RetireReady e New York Secure Choice che obbligano i datori senza piano previdenziale a iscrivere i dipendenti a un IRA statale.
Open enrollment	Periodo annuale di adesione	La finestra annuale, di solito a novembre per i piani che partono a gennaio, in cui i dipendenti scelgono o modificano i benefit.
Qualifying life event	Evento che consente variazioni	Matrimonio, nascita, perdita di un'altra copertura ed eventi simili che consentono di modificare le scelte in corso d'anno, di solito entro 30 giorni (60 per eventi legati a Medicaid/CHIP).
ACA employer mandate	Nessun equivalente	I datori con almeno 50 dipendenti full-time equivalenti (ALE) devono offrire una copertura "accessibile" (9,96% del reddito nel 2026) o rischiano sanzioni fino a 3.340 o 5.010 dollari per dipendente all'anno.
Forms 1094-C / 1095-C	Nessun equivalente	Comunicazioni ACA per gli ALE: 1095-C ai dipendenti entro il 2 marzo 2026 (oppure avviso sul sito web) e invio telematico all'IRS entro il 31 marzo.
ERISA	Nessun equivalente (il più vicino: disciplina dei fondi pensione, D.Lgs. 252/2005)	Legge federale sui piani di benefit aziendali: documenti del piano, doveri fiduciari, informativa e procedure di reclamo.
Form 5500	Nessun equivalente	Dichiarazione annuale dei piani di benefit (sempre per il 401(k); per i piani sanitari in genere da 100 partecipanti), entro l'ultimo giorno del settimo mese dalla chiusura dell'anno del piano (31 luglio).
COBRA	Nessun equivalente	Diritto federale (datori con 20+ dipendenti) che consente a chi esce di mantenere la copertura sanitaria collettiva, di solito per 18 mesi, pagando fino al 102% del premio. Molti Stati hanno leggi "mini-COBRA" per i datori più piccoli.
Workers' compensation	INAIL	Assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro, acquistata da compagnie private o fondi statali (solo il Texas consente ai datori privati di non aderire).

Il punto di vista italiano: In Italia un piano di welfare aziendale è un vantaggio aggiuntivo; negli USA il piano sanitario è quasi una necessità. I candidati chiederanno della quota di premio a carico del datore, della franchigia e del match sul 401(k) prima ancora di parlare del bonus.

Glossario: congedi

Congedi e assenze

Negli Stati Uniti non esiste un diritto federale a ferie retribuite, festività retribuite o congedo parentale retribuito. Le tutele derivano da un mosaico di congedi federali non retribuiti, assicurazioni statali per i congedi retribuiti e policy aziendali. Il quadro Stato per Stato è nel tema Stati.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
PTO (paid time off)	Ferie e permessi retribuiti	Un unico monte di giorni retribuiti per ferie e motivi personali. Non è previsto dalla legge federale; 15-20 giorni sono un pacchetto comune per i profili professionali.
Accrual / carryover / use-it-or-lose-it	Maturazione / riporto / perdita delle ferie	Come si matura il PTO e se si riporta all'anno successivo. California, Montana e Nebraska vietano la perdita delle ferie maturate, quindi occorre un tetto che blocchi la maturazione.
Paid sick leave	Malattia retribuita (a carico del datore)	Obbligatoria in 19 Stati più DC nel 2026 (tra cui CA, NY, NJ, IL, MA) e in molte città, di solito 1 ora ogni 30 lavorate, fino a 40-56 ore l'anno.
FMLA	Nessun equivalente diretto (il più vicino: congedi tutelati)	Fino a 12 settimane di congedo non retribuito con conservazione del posto, per datori con 50+ dipendenti entro 75 miglia e lavoratori con 12 mesi e 1.250 ore di servizio.
PFML (paid family and medical leave)	Congedo parentale / malattia indennizzato (INPS)	Programmi assicurativi statali che pagano parte della retribuzione durante i congedi familiari o per malattia: CA, NJ, NY, RI, WA, MA, CT, OR, CO e, dal 2026, DE, MN e ME. Finanziati con contributi in busta paga.
State disability insurance (SDI / DBL / TDI)	Indennità di malattia INPS	Sostituzione parziale del reddito per malattie o infortuni extra-lavorativi in CA, NY, NJ, RI e HI.
Parental / maternity leave	Congedo di maternità / paternità	Nessun congedo federale retribuito. I diritti derivano da FMLA, PFML statale e policy aziendale; molti datori offrono 8-16 settimane retribuite per essere competitivi.
PWFA	Nessun equivalente	Pregnant Workers Fairness Act (15+ dipendenti): accomodamenti ragionevoli per gravidanza, parto e condizioni connesse.
PUMP Act	Riposi per allattamento	Pause e uno spazio riservato, diverso dal bagno, per l'estrazione del latte per un anno dalla nascita.
Holidays	Festività	11 festività federali nel 2026, ma i datori privati non sono obbligati a concederle né a pagare maggiorazioni.
Bereavement leave	Permesso per lutto	Obbligatorio in alcuni Stati, per esempio California (5 giorni, datori con 5+ dipendenti) e Illinois (fino a 2 settimane non retribuite, 50+ dipendenti).
Jury duty / voting leave	Permessi per funzioni pubbliche / elettorali	La maggior parte degli Stati tutela il servizio come giurato e molti prevedono permessi per votare, talvolta retribuiti (NY: fino a 2 ore).

Attenzione: In molti Stati (CA, IL, MA e altri; a New York dipende dalla policy scritta) le ferie maturate e non godute sono considerate retribuzione già guadagnata e vanno pagate alla cessazione, in modo simile all'indennità per ferie non godute italiana. Scrivete la policy PTO prima della prima assunzione.

Glossario: normativa

Normativa e compliance

Il diritto del lavoro americano viene applicato attraverso le agenzie federali e statali e, soprattutto, attraverso le cause private. La maggior parte delle leggi si applica solo oltre una certa soglia dimensionale, riassunta nella tabella della penultima sezione. Per il dettaglio consultate il tema compliance.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
DOL / WHD	Ministero del Lavoro / Ispettorato del Lavoro	Il Department of Labor e la sua Wage and Hour Division, che vigilano su salario minimo, straordinari e FMLA.
EEOC	Nessun equivalente diretto (il più vicino: Consigliera di parità)	Equal Employment Opportunity Commission: riceve le denunce di discriminazione, indaga e può agire in giudizio. La maggior parte delle azioni deve passare dall'EEOC prima di arrivare in tribunale.
Title VII	Divieto di discriminazione (D.Lgs. 198/2006, 216/2003)	Vieta la discriminazione per razza, colore, religione, sesso (incluse gravidanza, orientamento sessuale e identità di genere) e origine nazionale; si applica da 15 dipendenti.
ADA	Legge 68/1999 (in parte)	Americans with Disabilities Act (15+ dipendenti): divieto di discriminazione per disabilità e obbligo di accomodamenti ragionevoli attraverso un processo di confronto con il lavoratore (interactive process).
ADEA	Nessun equivalente specifico	Tutela i lavoratori dai 40 anni in su dalla discriminazione per età (20+ dipendenti). Le rinunce richiedono una formulazione specifica prevista dall'OWBPA.
FLSA	Nessun equivalente unico (orario e retribuzione sono nei CCNL)	Fair Labor Standards Act: salario minimo, straordinari, status exempt, lavoro minorile e tenuta dei registri.
NLRA / NLRB	Statuto dei Lavoratori (Titolo III, in parte)	Tutela la "concerted activity" (attività collettiva) dei dipendenti, sindacalizzati o no, come parlare tra colleghi delle retribuzioni. Policy troppo ampie su riservatezza o social media possono violarla.
OSHA	D.Lgs. 81/2008 (sicurezza sul lavoro)	Agenzia per la sicurezza sul lavoro. I datori con 11+ dipendenti nei settori non esentati tengono i registri degli infortuni (Forms 300, 300A, 301).
Protected class	Fattori di discriminazione (non "categorie protette")	Caratteristica tutelata dalla legge: razza, sesso, età dai 40 anni, disabilità, religione e altre; gli Stati ne aggiungono altre, come stato civile o acconciatura.
Retaliation	Ritorsione / licenziamento ritorsivo	Misura sfavorevole contro chi ha presentato un reclamo, fruito di un congedo o collaborato a un'indagine. È la denuncia più frequente presentata all'EEOC.
EEO-1 report	Rapporto biennale sul personale (art. 46 D.Lgs. 198/2006)	Rapporto annuale sui dati demografici del personale per i datori con 100+ dipendenti. Situazione in evoluzione: l'EEOC ne ha proposto l'abolizione nel luglio 2026; continuate a raccogliere i dati fino alla norma definitiva.
Employee handbook	Regolamento aziendale / codice disciplinare	Raccolta delle policy aziendali (PTO, condotta, molestie, congedi). Deve dichiarare di non essere un contratto e includere integrazioni specifiche per ciascuno Stato.
Labor law posters	Affissioni obbligatorie	Avvisi federali e statali da esporre sul luogo di lavoro e da condividere in formato elettronico con il personale da remoto.
Harassment prevention training	Formazione antimolestie	Obbligatoria in CA (5+ dipendenti, ogni 2 anni), NY (annuale), IL (annuale), CT, DE e ME, oltre che a New York City e Chicago.
PAGA	Nessun equivalente	Private Attorneys General Act della California, che consente ai dipendenti di agire per le sanzioni del Labor Code per conto dello Stato; è una delle principali fonti di rischio in materia di orario e retribuzione.

Il punto di vista italiano: In Italia il rischio principale di un licenziamento è la valutazione del motivo da parte del giudice. Negli USA il motivo raramente viene esaminato nel merito, ma un licenziamento che appare discriminatorio o ritorsivo può costare molto più di un'indennità risarcitoria italiana, perché le giurie possono riconoscere danni compensativi e punitivi.

Glossario: immigrazione

Immigrazione e autorizzazione al lavoro

Ogni dipendente negli Stati Uniti, cittadino o no, deve dimostrare identità e autorizzazione al lavoro. Cygic non fornisce consulenza legale né in materia di immigrazione e visti: mettiamo i clienti in contatto con avvocati dell'immigrazione di fiducia. Consultate il tema immigrazione.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
Form I-9	Nessun equivalente (il più vicino: verifica del permesso di soggiorno)	Modulo di verifica dell'idoneità al lavoro per ogni nuovo assunto: Sezione 1 entro il primo giorno di lavoro, Sezione 2 (esame dei documenti) entro 3 giorni lavorativi. Usate l'edizione 01/20/25 (valida fino al 31/05/2027).
E-Verify	Nessun equivalente	Verifica federale online dei dati dell'I-9. Facoltativa a livello federale, ma obbligatoria per molti datori privati in GA (11+ dipendenti), NC (25+), FL (25+) e in diversi altri Stati.
SSN (Social Security Number)	Codice fiscale (ai fini del lavoro)	Numero di nove cifre usato per payroll e dichiarazioni fiscali. Un lavoratore straniero può iniziare a lavorare prima di riceverlo, ma deve farne richiesta.
EAD	Permesso di lavoro	Employment Authorization Document (tessera) rilasciato dall'USCIS a coniugi, studenti e altre categorie.
B-1 / ESTA	Visto d'affari / Visa Waiver	Solo per riunioni, trattative e conferenze. Non è consentito il lavoro produttivo per l'attività americana.
L-1A / L-1B	Visto per trasferimento intra-aziendale	Trasferimento di un manager (L-1A) o di un dipendente con conoscenze specialistiche (L-1B) che abbia lavorato 1 anno continuativo negli ultimi 3 per la società estera collegata.
E-1 / E-2	Visto per trattato commerciale / investitori	Visti treaty trader e treaty investor, disponibili perché l'Italia ha il trattato necessario. La società USA deve essere almeno per il 50% di proprietà italiana; per i cittadini italiani la validità arriva a 60 mesi.
H-1B	Nessun equivalente (il più vicino: Carta Blu UE)	Visto per professioni specializzate soggetto a una lotteria annuale (ponderata per livello retributivo dall'anno fiscale 2027). Un pagamento di 100.000 dollari imposto per proclamazione presidenziale (prorogata fino a settembre 2027) è stato annullato da un tribunale federale nel giugno 2026 e non viene riscosso mentre prosegue l'appello; verificate prima di presentare la domanda.
O-1	Visto per talenti straordinari	Per persone con capacità straordinarie, dimostrate da premi, stampa, retribuzioni elevate e prove simili. Nessuna lotteria.
J-1 trainee / intern	Tirocinio all'estero	Visto di scambio per programmi di formazione strutturati tramite uno sponsor designato, fino a 18 mesi per i trainee.
LCA / prevailing wage	Nessun equivalente (il più vicino: minimi tabellari)	Labor Condition Application richiesta per l'H-1B: il datore deve pagare almeno il salario prevalente per la mansione e l'area.
Green card / PERM	Permesso di soggiorno permanente	Residenza permanente. La sponsorizzazione da parte del datore richiede di norma la labor certification PERM, un processo che spesso dura 2 anni o più.
Certificate of coverage	Certificato di distacco (convenzione Italia-USA)	Rilasciato dall'INPS in base all'accordo di sicurezza sociale Italia-USA: il dipendente distaccato resta assicurato in Italia ed è esente dal FICA americano, di regola fino a 5 anni.
Shadow payroll	Nessun equivalente	Payroll parallelo negli USA, gestito solo per trattenere e dichiarare l'imposta americana sul reddito di un dipendente ancora pagato dall'Italia.

Glossario: uscite

Uscite e licenziamenti

L'at-will rende il licenziamento semplice dal punto di vista procedurale, ma le scadenze del pagamento finale, le comunicazioni sui benefit e il rischio di azioni per discriminazione richiedono disciplina. Per il dettaglio Stato per Stato consultate il tema uscite.

Termine	Equivalente italiano	Spiegazione
Termination for cause / without cause	Licenziamento per giusta causa / giustificato motivo	Nel regime at-will la distinzione conta soprattutto per contratti, piani di severance, equity e sussidio di disoccupazione, non per la validità del licenziamento.
Wrongful termination	Licenziamento illegittimo	Licenziamento che viola un contratto, l'ordine pubblico o le norme contro discriminazione e ritorsione. Non esiste un'azione generale per "licenziamento ingiustificato".
Two weeks' notice	Preavviso	Una consuetudine, non un obbligo di legge, per le dimissioni. Il datore può accettare le dimissioni con effetto immediato, ma deve verificare le regole statali sul pagamento.
Layoff / RIF	Licenziamento per motivo oggettivo / collettivo	Riduzione del personale per ragioni aziendali. I criteri di scelta vanno documentati e verificati per evitare un impatto discriminatorio (disparate impact).
WARN Act	Procedura di licenziamento collettivo (L. 223/1991)	Preavviso di 60 giorni per chiusure di stabilimenti o licenziamenti di massa nei datori con 100+ dipendenti; le leggi statali mini-WARN sono più severe (NY e NJ: 90 giorni).
Severance	Incentivo all'esodo (non il TFR)	Somma di norma pagata solo in cambio di una rinuncia alle pretese. Non è prevista dalla legge federale, salvo la regola del New Jersey sui licenziamenti di massa.
Separation agreement and release	Verbale di conciliazione in sede protetta	Contratto con cui il dipendente rinuncia alle pretese in cambio della severance. Non serve un pubblico ufficiale, ma serve una formulazione precisa.
OWBPA	Nessun equivalente	Per i dipendenti dai 40 anni in su: 21 giorni per valutare (45 in un programma collettivo), 7 giorni per revocare e informative obbligatorie.
Final paycheck	Competenze di fine rapporto	Termine fissato dallo Stato: immediatamente in CA in caso di licenziamento, entro il successivo giorno di paga ordinario a NY, NJ e IL, entro 6 giorni in TX dopo un licenziamento.
PTO payout	Indennità per ferie non godute	Obbligatorio in CA, MA, IL e altri Stati; altrove dipende dalla policy scritta.
COBRA election notice	Nessun equivalente	Comunicazione che offre la prosecuzione della copertura sanitaria; il dipendente ha 60 giorni per aderire.
Unemployment insurance (UI)	NASpI	Sussidio statale per chi perde il lavoro senza propria colpa; le domande incidono sulla vostra aliquota SUTA.
Constructive discharge	Dimissioni per giusta causa (approssimativamente)	Dimissioni imposte da condizioni intollerabili, che i tribunali trattano come un licenziamento.

Riferimento rapido

Soglie dimensionali e falsi amici

Molte leggi americane si applicano da un determinato numero di dipendenti. Il conteggio in genere include i part-time e, per molte leggi federali, tutti i dipendenti USA delle società collegate; le leggi statali spesso contano in modo diverso. Usate questa tabella come strumento di pianificazione, non come valutazione legale.

Dipendenti	Cosa inizia ad applicarsi (norme federali salvo diversa indicazione)
1+	FLSA, Equal Pay Act, I-9, NLRA, obbligo generale di sicurezza OSHA, workers' compensation, comunicazione nuovi assunti; formazione antimolestie in CA da 5 dipendenti; auto-IRA statale in CA da 1 dipendente
11+	Registri infortuni OSHA (settori non esentati); E-Verify in Georgia
15+	Title VII, ADA, PWFA, GINA
20+	ADEA (40 anni e oltre), COBRA federale
25+	E-Verify per i datori privati in FL e NC
50+	FMLA (entro 75 miglia), obbligo ACA e comunicazioni 1094-C/1095-C (FTE); mini-WARN di New York; formazione antimolestie in Delaware
100+	WARN federale, EEO-1 (finché esiste), pay data report californiano (100+ dipendenti in totale con almeno 1 in CA)

Falsi amici per il lettore italiano

"Categorie protette" non significa "protected class". In Italia il termine indica le quote di assunzione della Legge 68/1999. Negli USA una protected class è qualsiasi caratteristica, come età o religione, che non può essere alla base delle decisioni.
La severance non è il TFR. Il TFR matura automaticamente ed è sempre dovuto. La severance americana è discrezionale e di norma si paga solo in cambio di una rinuncia.
"Contract" non significa "contratto di lavoro". La maggior parte dei dipendenti americani non ha un contratto di lavoro. Scrivere "il tuo contratto" in una comunicazione può crearne uno per errore.
"Exempt" non significa "dirigente". Un analista junior che guadagna 80.000 dollari è di solito exempt; un capo reparto in fabbrica con diritto agli straordinari può guadagnare di più.
La "probation" non ha effetti giuridici. Un periodo di prova americano non cambia la possibilità di licenziare, e il suo superamento può far pensare a una promessa di stabilità.
I "benefits" non sono i "fringe benefit". Negli USA per benefit si intendono di solito sanità, previdenza e assicurazioni, non l'auto aziendale o i buoni pasto.

Passo dopo passo

Checklist

GuidaLa prima assunzione negli USA: dall'entità o EOR al primo payroll

Scegliete il modello di impiego. Per una-cinque assunzioni, o per testare il mercato, un EOR può assumere la persona in circa una settimana per circa 599-699 dollari al mese. Da circa sei o sette assunzioni, o quando vendete e firmate contratti negli USA, un'entità propria costa di solito meno. Un PEO richiede un'entità propria ma esternalizza l'HR. Consultate costituzione della società.
Se scegliete l'entità, costituitela. La maggior parte dei gruppi italiani costituisce una C-corporation o una LLC nel Delaware tramite un avvocato americano o un servizio specializzato (circa 1.500-5.000 dollari con assistenza legale). Registrate poi la società come foreign company in ogni Stato in cui lavorano dipendenti (per esempio New York, Texas o California).
Ottenete l'EIN. Presentate all'IRS il Form SS-4. Se il responsabile non ha SSN o ITIN americano, la richiesta si fa via fax o telefono; via fax servono di solito circa 4 giorni lavorativi. Tenete presente l'obbligo del Form 5472 per le società USA a controllo estero (sanzione minima di 25.000 dollari).
Aprite un conto bancario negli USA. I provider di payroll addebitano su un conto americano stipendi netti e imposte. Calcolate 2-6 settimane, perché le banche possono richiedere la presenza fisica di un amministratore e documenti KYC sulla capogruppo italiana.
Registratevi presso gli Stati per il payroll. Aprite le posizioni per le ritenute statali (non necessarie in TX o FL) e per l'assicurazione statale contro la disoccupazione in ogni Stato di lavoro, oltre alle imposte locali dove previste (comuni dell'Ohio, Philadelphia, alcune località della Pennsylvania). Servono 1-4 settimane; spesso il provider di payroll può occuparsene per voi.
Acquistate la workers' compensation e le coperture statali obbligatorie. Stipulate la polizza workers' compensation prima del primo giorno di lavoro. A New York serve anche una polizza per disabilità (DBL) e Paid Family Leave; in CA e NJ SDI e congedo familiare si versano tramite payroll.
Scegliete il provider di payroll e la periodicità di pagamento. Optate per pagamento bisettimanale o quindicinale e verificate i minimi statali. Iscrivetevi all'EFTPS per i versamenti delle imposte federali; i nuovi datori versano di norma mensilmente.
Incaricate un broker per i benefit. I broker sono di solito remunerati dalle compagnie. I preventivi sanitari per piccoli gruppi richiedono un'entità e un censimento del personale, e i piani partono in genere il primo del mese: iniziate 30-60 giorni prima della data di assunzione. Valutate un 401(k) o l'iscrizione all'auto-IRA statale (CA, IL, NJ, NY e altri).
Scrivete le policy essenziali. Preparate un handbook sintetico: clausola at-will, PTO, malattia secondo gli standard statali, policy antimolestie con procedura di segnalazione, rimborso spese (obbligatorio in CA e IL per le spese di lavoro), lavoro da remoto e riservatezza.
Selezionate nel rispetto delle regole. Indicate la forbice retributiva negli annunci dove richiesto, non chiedete la retribuzione precedente negli Stati che lo vietano e seguite le regole FCRA e fair chance per i background check. Cygic può condurre la ricerca e mettervi in contatto con un avvocato giuslavorista.
Inviate la offer letter. Seguite la checklist sulla offer letter qui sotto, allegate le informative retributive statali e fate rivedere il primo modello a un legale.
Completate i documenti di onboarding. I-9, W-4, modulo statale per le ritenute, comunicazione del nuovo assunto e adesione ai benefit, secondo la checklist di onboarding qui sotto.
Esponete i poster e consegnate le informative. Affiggete i poster federali e statali sul luogo di lavoro e inviatene la versione elettronica al personale da remoto.
Elaborate il primo payroll. Inserite il dipendente almeno 3-5 giorni lavorativi prima del giorno di paga, controllate riga per riga il primo cedolino (imposte, disabilità statale, trattenute per benefit) e verificate che il versamento delle imposte sia andato a buon fine. Conservate i registri paga per almeno 4 anni.
Pianificate l'anno successivo. Inserite in agenda il calendario annuale di compliance qui sotto e fissate per inizio gennaio la prima verifica dei dati W-2.

GuidaCompletare i documenti di onboarding nei tempi previsti

Prima del primo giorno: inviate il pacchetto documenti. Una volta accettata l'offerta, inviate (anche in formato elettronico) W-4, modulo statale per le ritenute, modulo per l'accredito dello stipendio, presa visione dell'handbook, PIIA e informative statali. Potete far compilare la Sezione 1 dell'I-9 dopo l'accettazione, mai prima.
Entro il primo giorno: Sezione 1 dell'I-9. Il dipendente compila e firma la Sezione 1 entro il primo giorno di lavoro. Non indicategli quali documenti presentare e non chiedetene più del necessario.
Entro 3 giorni lavorativi: Sezione 2 dell'I-9. Il datore esamina in presenza i documenti originali della Lista A, oppure della Lista B più la Lista C (o tramite la procedura remota alternativa del DHS se aderite a E-Verify), e completa la Sezione 2 entro la fine del terzo giorno lavorativo successivo al primo giorno di lavoro. Esempio: inizio lunedì, scadenza giovedì.
Se aderite, aprite il caso E-Verify. Create il caso entro 3 giorni lavorativi dalla data di inizio. È obbligatorio per molti datori in GA, NC, FL e altri Stati, e per i fornitori del governo federale.
Prima del primo payroll: Form W-4. Raccogliete il W-4 federale. Se non viene restituito, trattenete come per un single senza rettifiche. I W-4 che dichiarano l'esenzione scadono e vanno rinnovati entro il 15 febbraio di ogni anno.
Prima del primo payroll: modulo statale per le ritenute. CA DE 4, NY IT-2104, NJ NJ-W4, IL IL-W-4, GA G-4, NC NC-4, OH IT 4, MA M-4. Texas e Florida non hanno imposta statale sul reddito. Il personale da remoto in un altro Stato deve compilare il modulo di quello Stato.
Entro 20 giorni: comunicazione del nuovo assunto. Comunicate nome, indirizzo, SSN, data di inizio ed EIN del datore all'archivio statale dei nuovi assunti entro 20 giorni (lo standard federale adottato da NY, NJ, CA, TX, IL, FL, NC e OH). Alcuni Stati sono più rapidi: Georgia 10 giorni, Massachusetts 14 giorni. La maggior parte dei provider di payroll lo fa in automatico; verificatelo.
All'assunzione: informative retributive statali. New York richiede un'informativa retributiva scritta (LS 54 o LS 59) in inglese e nella lingua principale del dipendente; la California richiede l'informativa prevista dalla sezione 2810.5 del Labor Code. New Jersey, Illinois e altri Stati hanno proprie informative e opuscoli obbligatori.
All'assunzione: informative statali su congedi e disabilità. In CA consegnate gli opuscoli SDI (DE 2515) e Paid Family Leave (DE 2511), le informazioni sulla workers' compensation e l'opuscolo sulle molestie sessuali. A NY e NJ consegnate le informative su Paid Family Leave e disabilità.
Entro 14 giorni: informativa sul Marketplace. Consegnate a ogni nuovo dipendente l'informativa ACA sull'Health Insurance Marketplace entro 14 giorni dalla data di inizio, anche se non ha diritto al vostro piano.
Finestra di adesione ai benefit. La maggior parte dei piani concede ai nuovi assunti 30 giorni per aderire (verificate il documento del piano). L'ACA limita a 90 giorni qualsiasi periodo di attesa. Consegnate l'SBC (sintesi dei benefit e della copertura) e i materiali di adesione all'apertura della finestra.
Entro 90 giorni dall'inizio della copertura: informativa generale COBRA. L'amministratore del piano (di solito tramite la compagnia o un fornitore) invia l'informativa iniziale COBRA entro 90 giorni dall'inizio della copertura, per i datori con 20+ dipendenti. Includete le informative CHIP, privacy HIPAA e WHCRA.
Prime settimane: formazione. New York richiede la formazione antimolestie all'assunzione e ogni anno; la California entro 6 mesi dall'assunzione per responsabili e dipendenti; l'Illinois ogni anno.
Archiviate e conservate. Conservate gli I-9 separatamente dai fascicoli personali, per 3 anni dall'assunzione o 1 anno dalla cessazione, se successivo. Conservate i registri paga e fiscali per almeno 4 anni.

GuidaScrivere una offer letter: gli elementi essenziali

Posizione e riporto gerarchico. Qualifica, responsabile e una riga di sintesi del ruolo. Lasciate le mansioni dettagliate alla job description, così da poterle modificare.
Data di inizio e luogo di lavoro. Indicate la sede o lo Stato del lavoro da remoto. Il luogo di lavoro determina quali leggi statali su retribuzione, imposte e congedi si applicano.
Classificazione. Indicate se il ruolo è exempt o non-exempt e se è full-time o part-time. Per i ruoli non-exempt indicate la paga oraria e che gli straordinari sono retribuiti.
Retribuzione base. Indicate lo stipendio per periodo di paga e l'importo annualizzato, oltre alla periodicità. Evitate formule come "150.000 dollari l'anno garantiti", che alcuni tribunali hanno interpretato come un impegno di durata annuale.
Retribuzione variabile. Descrivete il bonus target precisando che è discrezionale, oppure rinviate a un piano provvigionale scritto (obbligatorio per iscritto in CA e in diversi altri Stati). Specificate se il dipendente deve essere in forza alla data di pagamento.
Equity. Se prevista, scrivete "soggetta all'approvazione del board e al piano e al contratto di assegnazione", e non promettete un determinato trattamento fiscale.
Sign-on e trasferimento. Indicate gli importi e le eventuali clausole di restituzione (clawback) se il dipendente lascia entro, per esempio, 12 mesi, nel rispetto dei limiti statali alle trattenute sulla retribuzione.
Sintesi dei benefit. Scrivete "idoneo a partecipare secondo i termini dei piani, che possono cambiare". Menzionate sanità, 401(k) e match, e quando inizia la copertura.
Ferie e assenze. Indicate il monte PTO o il rinvio alla policy, la malattia conforme alla legge statale e il calendario delle festività.
Clausola at-will. Dichiarate chiaramente che il rapporto è at-will e che solo un documento scritto firmato da un dirigente autorizzato può modificarlo. Per i dipendenti in Montana serve un approccio diverso.
Condizioni. Background check (con procedura conforme al FCRA), verifica I-9, firma del PIIA e, per i cittadini stranieri, approvazione del visto.
Patti restrittivi. Rinviate a un accordo separato. Verificate prima la legge statale: i patti di non concorrenza sono nulli in CA, ND, OK e MN, mentre Illinois, Washington, Massachusetts e altri fissano soglie retributive, termini di preavviso o regole sul corrispettivo.
Allegati statali. Allegate l'informativa retributiva di New York, l'informativa californiana 2810.5 o gli altri moduli richiesti.
Accordo integrale e accettazione. Precisate che la lettera sostituisce le intese precedenti, fissate un termine per l'accettazione (di solito 3-5 giorni lavorativi) e inserite le righe per le firme. Conservate la copia firmata nel fascicolo personale.

GuidaSeguire il calendario annuale di compliance, mese per mese

Gennaio. Consegnate i W-2 ai dipendenti e trasmetteteli alla SSA entro il 31 gennaio. Trasmettete i 1099-NEC per i contractor entro il 31 gennaio. Presentate il Form 941 del quarto trimestre e il Form 940 annuale entro il 31 gennaio (il 940 entro il 10 febbraio se tutto il FUTA è stato versato puntualmente). Se la scadenza cade nel weekend slitta al giorno lavorativo successivo (1° febbraio nel 2027). Aggiornate il payroll con i nuovi salari minimi, massimali e aliquote statali in vigore dal 1° gennaio. Se avete dipendenti in Stati con un proprio obbligo di copertura sanitaria (CA, NJ, MA, RI, DC), verificate le scadenze delle comunicazioni statali, alcune delle quali cadono a gennaio.
Febbraio. Le dichiarazioni di esenzione nel W-4 scadono il 15 febbraio. Dal 1° febbraio al 30 aprile esponete il Form OSHA 300A se tenete i registri infortuni. Chi presenta 1094-C/1095-C in forma cartacea (meno di 10 dichiarazioni informative in totale) lo fa entro il 28 febbraio.
Marzo. Gli ALE consegnano il Form 1095-C entro la data prorogata (2 marzo nel 2026) o pubblicano l'avviso sul sito web. Trasmettete telematicamente 1094-C/1095-C all'IRS entro il 31 marzo. Le unità tenute a inviare telematicamente i dati OSHA 300A lo fanno entro il 2 marzo.
Aprile. Presentate il Form 941 del primo trimestre entro il 30 aprile. L'esposizione dell'OSHA 300A termina il 30 aprile. Controllate le dichiarazioni statali di disoccupazione del primo trimestre (la maggior parte degli Stati segue lo stesso calendario trimestrale).
Maggio. Pay data report californiano per i datori con 100+ dipendenti (secondo mercoledì di maggio; 13 maggio nel 2026). In passato il portale EEO-1 apriva in primavera; seguite gli annunci dell'EEOC.
Giugno. L'EEO-1 Component 1 (100+ dipendenti) scadeva il 24 giugno nel 2025. Per i dati 2025, l'EEOC ha proposto l'abolizione del rapporto il 23 luglio 2026 e al momento della redazione non aveva annunciato una finestra di invio: tenete pronti i dati e verificate lo stato attuale (il termine di default previsto dal regolamento è il 30 settembre). Effettuate i controlli di metà anno sui test di non discriminazione del 401(k).
Luglio. Presentate il Form 5500 per i piani con anno solare entro il 31 luglio, oppure il Form 5558 per la proroga al 15 ottobre. I piani sanitari autoassicurati e gli HRA pagano la PCORI fee con il Form 720 entro il 31 luglio (3,84 dollari per persona coperta per gli anni del piano che terminano dal 1° ottobre 2025). Presentate il Form 941 del secondo trimestre entro il 31 luglio. Diverse città aumentano il salario minimo il 1° luglio.
Agosto. Ricevete dal broker le proposte di rinnovo, verificate l'accessibilità ACA per l'anno successivo e pianificate l'open enrollment.
Settembre. Distribuite il Summary Annual Report per i piani con anno solare entro il 30 settembre (o entro il 15 dicembre se il 5500 è stato prorogato). Verificate che il budget dell'esercizio copra gli aumenti e i costi dei benefit dell'anno successivo.
Ottobre. Inviate l'informativa Medicare Part D sulla copertura "creditable" prima del 15 ottobre. Presentate il Form 941 del terzo trimestre entro il 31 ottobre. Presentate i Form 5500 prorogati entro il 15 ottobre.
Novembre. Svolgete l'open enrollment (di solito 2-3 settimane) con gli SBC e le scelte aggiornate della Section 125. Verificate nel payroll i limiti FSA e HSA dell'anno successivo.
Dicembre. Gestite il payroll di fine anno: fringe benefit imponibili, bonus, ultimi versamenti. Ordinate i poster federali e statali aggiornati per le novità del 1° gennaio, aggiornate l'handbook e verificate i salari minimi e le soglie retributive exempt dell'anno successivo.
Tutto l'anno: formazione antimolestie. Monitorate i cicli: NY e IL ogni anno, CA ogni 2 anni, più i nuovi assunti (entro 6 mesi in CA). Conservate gli attestati.
Tutto l'anno: poster e informative. Mantenete aggiornati i poster federali (salario minimo FLSA, "Know Your Rights" dell'EEOC, FMLA da 50 dipendenti, EPPA, USERRA, OSHA) e quelli statali, e condividete le copie elettroniche con il personale da remoto.
Ogni trimestre: adempimenti statali. Presentate le dichiarazioni statali per ritenute e disoccupazione (in genere entro l'ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre) e versate i contributi statali PFML o per disabilità dove previsti.

GuidaGestire un licenziamento o un'uscita

Valutate il rischio prima di decidere. Considerate età, storico dei congedi, reclami recenti, accomodamenti per gravidanza o disabilità e le condizioni di eventuali contratti, piani di equity o di severance. Se il dipendente ha presentato di recente un reclamo o ha fruito di un congedo tutelato, sentite prima un avvocato giuslavorista.
Documentate il motivo. Assicuratevi che valutazioni, richiami e motivi aziendali siano scritti e coerenti con ciò che direte. Sono le contraddizioni a trasformare un licenziamento at-will in una causa.
Verificate le regole sui licenziamenti collettivi. Per le riduzioni di personale verificate il WARN federale (100+ dipendenti, 60 giorni) e le leggi statali mini-WARN (NY e NJ 90 giorni; il NJ impone anche una severance obbligatoria nei licenziamenti di massa soggetti alla legge). Per i programmi di uscita collettivi che coinvolgono dipendenti dai 40 anni in su, preparate le informative OWBPA.
Preparate il separation agreement. Offrite la severance solo in cambio di una rinuncia generale. Per i dipendenti dai 40 anni in su concedete 21 giorni (45 per i gruppi) per valutare e 7 giorni per revocare. Escludete i diritti irrinunciabili, come la presentazione di una denuncia all'EEOC.
Calcolate il pagamento finale. Pagate entro il termine statale: in California immediatamente in caso di licenziamento (72 ore se il dipendente si dimette senza preavviso), in Massachusetts il giorno stesso del licenziamento, a New York, New Jersey e Illinois entro il successivo giorno di paga ordinario, in Texas entro 6 giorni dal licenziamento. Includete il PTO maturato se la legge o la policy lo prevedono.
Tenete un colloquio breve e rispettoso. Due rappresentanti dell'azienda, un messaggio chiaro, nessun dibattito sui motivi e i documenti pronti. I dipendenti da remoto meritano la stessa cura in videochiamata.
Consegnate le informative statali. In CA il modulo DE 2320 e la comunicazione di cessazione; a NY il Record of Employment (IA 12.3) più la comunicazione scritta della data di cessazione e della data di fine dei benefit entro 5 giorni lavorativi; in NJ le istruzioni sulla disoccupazione BC-10. Altri Stati hanno regole simili.
Avviate il COBRA. Il datore informa l'amministratore del piano entro 30 giorni; l'amministratore invia la comunicazione di adesione entro 14 giorni; il dipendente ha poi 60 giorni per aderire. Per i datori piccoli applicate il mini-COBRA statale.
Recuperate i beni aziendali e disattivate gli accessi. Ritirate laptop, badge e telefoni, disattivate gli account al momento del colloquio e ricordate per iscritto al dipendente gli obblighi di riservatezza e i patti restrittivi.
Gestite benefit e previdenza. Interrompete le trattenute, fornite le informazioni sulla liquidazione del 401(k), gestite il periodo residuo dell'FSA e cessate le coperture vita e invalidità con le relative informative di conversione.
Rispondete con precisione alle domande di disoccupazione. Rispondete in tempo alle richieste dell'agenzia statale. Contestare domande legittime può generare dichiarazioni incoerenti di cui vi pentirete.
Titolari di visto. Per i dipendenti H-1B licenziati prima della scadenza pagate un ragionevole costo di rientro, ritirate la petizione presso l'USCIS e ricordate il periodo di tolleranza di 60 giorni. Per il personale L-1 ed E-2 sentite l'avvocato dell'immigrazione prima del colloquio.
Referenze e archivi. Adottate una policy neutra sulle referenze (date e qualifica). Conservate fascicoli personali, registri paga e I-9 per i periodi richiesti.

GuidaPrima di inviare un dipendente italiano negli USA

Definite l'inquadramento. Scegliete tra trasferta (B-1/ESTA, senza lavoro produttivo), distacco (il dipendente resta nel payroll italiano) o assunzione locale con contratto americano, eventualmente sospendendo il rapporto italiano. Ogni opzione ha conseguenze diverse su visto, imposte e previdenza.
Verificate il percorso di visto con un avvocato dell'immigrazione. L'L-1 richiede 1 anno continuativo di lavoro per la società italiana negli ultimi 3 anni e una consociata USA qualificata. L'E-2 richiede che la società USA sia almeno per il 50% di proprietà italiana, con un investimento sostanziale. L'H-1B dipende dalla lotteria. Calcolate 2-6 mesi, incluso il colloquio consolare a Roma, Milano, Napoli o Firenze. Cygic mette i clienti in contatto con avvocati dell'immigrazione di fiducia; non forniamo consulenza sui visti.
Mai "usare semplicemente l'ESTA". Svolgere lavoro produttivo con ESTA o B-1 espone al respingimento alla frontiera e a problemi futuri con i visti. Riunioni, fiere e trattative vanno bene; gestire l'ufficio americano no.
Richiedete all'INPS il certificato di distacco. In base all'accordo di sicurezza sociale Italia-USA, un dipendente distaccato può restare assicurato in Italia fino a 5 anni ed essere esente dal FICA americano. Presentate la richiesta prima della partenza e consegnatene copia al provider di payroll americano.
Verificate le altre assicurazioni sul versante italiano. La convenzione copre le pensioni. Chiedete al vostro consulente del lavoro come si applicano gli altri contributi e le retribuzioni convenzionali, e quali obblighi assicurativi INAIL e della Legge 398/1987 valgono per il lavoro fuori dall'UE.
Simulate la posizione fiscale. Possono applicarsi sia la residenza fiscale italiana (183 giorni, iscrizione AIRE, centro degli interessi familiari ed economici) sia il substantial presence test americano. La convenzione Italia-USA (articolo 15) esenta dall'imposta americana solo i soggiorni brevi, sotto i 183 giorni, quando il costo non è sostenuto da un'entità USA. Consultate il tema convenzione fiscale e coinvolgete un commercialista su entrambi i fronti.
Valutate se serve uno shadow payroll. Se il costo è a carico dell'entità USA o il soggiorno è lungo, possono essere necessari la ritenuta dell'imposta americana e un W-2 anche se la retribuzione è pagata dall'Italia.
Organizzate l'assicurazione sanitaria USA. Il SSN italiano non copre le cure ordinarie negli Stati Uniti. Iscrivete il dipendente al piano collettivo americano o a una polizza internazionale per espatriati dal giorno dell'arrivo, familiari inclusi.
Scrivete la lettera di assegnazione. Regolate durata, retribuzione nel paese d'origine e in quello ospitante, indennità per costo della vita e alloggio, tax equalization o protection (neutralizzazione fiscale), viaggi di rientro, supporto alla famiglia e cosa accade al termine dell'incarico. Per il distacco, documentate l'interesse del datore italiano.
Completate l'onboarding americano. Se il dipendente lavora per l'entità USA, il Form I-9 è obbligatorio anche per un trasferito. Richiedete l'SSN dopo l'arrivo (di solito 2-4 settimane) e raccogliete W-4 e modulo statale.
Pianificate gli aspetti familiari. I coniugi L-2 ed E-2 sono autorizzati a lavorare in virtù dello status; i figli vanno iscritti a scuola; la patente va di solito convertita entro il termine statale.
Gestite gli adempimenti italiani. Il consulente del lavoro si occupa delle comunicazioni obbligatorie, delle modifiche al payroll e delle indicazioni sull'AIRE, e deve verificare gli effetti su TFR, pensione italiana e fondi complementari.
Pianificate rientro o localizzazione. Fissate una verifica 6 mesi prima della scadenza del certificato di distacco o del visto e decidete tra proroga, passaggio a un contratto americano o rimpatrio.

FAQ

Domande frequenti

Esiste negli USA un equivalente del CCNL?

No. Al di fuori delle realtà sindacalizzate, che riguardano circa il 6% dei dipendenti del settore privato, le condizioni derivano dalla legge federale e statale, dalla offer letter e dalle policy aziendali. Per questo la legge statale conta così tanto: lo stesso ruolo in California e in Texas ha regole diverse su straordinari, congedi e pagamento finale.

Negli USA esiste qualcosa di simile al TFR?

No. Non esiste un'indennità di fine rapporto prevista dalla legge. L'idea più vicina è il 401(k), a cui il datore può contribuire con un match, ma le somme sono investite a fini previdenziali e non vengono liquidate in un'unica soluzione alla cessazione. La severance è facoltativa e di norma si paga in cambio di una rinuncia.

Qual è l'errore di onboarding più comune dei datori stranieri?

Mancare le scadenze del Form I-9 o completare la Sezione 2 da remoto senza avere diritto alla procedura alternativa del DHS. Le sanzioni si applicano per ogni modulo, anche se il dipendente è pienamente autorizzato a lavorare. Il secondo errore più comune è non aprire le posizioni statali per ritenute e disoccupazione prima del primo payroll.

Il rapporto EEO-1 è ancora obbligatorio nel 2026?

L'obbligo resta in vigore finché l'EEOC non adotta una norma definitiva. La proposta di abolizione è stata pubblicata il 23 luglio 2026, il periodo di consultazione si è chiuso il 24 agosto 2026 e al momento della redazione non era stata annunciata alcuna finestra per i dati 2025. I datori con 100+ dipendenti dovrebbero continuare a raccogliere i dati di autoidentificazione volontaria e consultare il sito dell'EEOC.

Un EOR può gestire tutto ciò che è nelle checklist?

Un EOR gestisce I-9, registrazioni per il payroll, dichiarazioni fiscali, W-2, benefit e la maggior parte delle informative, eliminando gran parte della prima e della quarta checklist. Restano a voi le condizioni dell'offerta, la gestione quotidiana, la prevenzione concreta delle molestie e le decisioni di uscita; leggete con attenzione il contratto con l'EOR sui costi di cessazione.

Come si traduce "dirigente" in termini americani?

Non esiste una categoria legale. Un dirigente corrisponde di solito a un executive exempt con qualifiche come Director, VP o General Manager, spesso con un employment agreement che regola severance e "good reason" (dimissioni per giusta causa). Ricordate che lo status exempt dipende da retribuzione e mansioni, non dalla qualifica.

Il nostro manager italiano trascorrerà tre mesi a New York. Serve un visto?

Dipende da cosa farà. Riunioni, trattative e fiere sono in genere consentite con ESTA o B-1; gestire quotidianamente il team americano o svolgere lavoro produttivo no. Sentite un avvocato dell'immigrazione prima di prenotare e verificate la regola dei 183 giorni della convenzione e il certificato di distacco.

Dove trovo le versioni statali di queste regole?

Consultate il tema Stati per NY, NJ, CA, TX, IL, FL, GA, NC, OH e MA, e confermate le scadenze con il vostro provider di payroll e con un avvocato giuslavorista, perché molte regole statali cambiano il 1° gennaio e il 1° luglio.

Fonti

Ultima revisione: settembre 2026.

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Informazioni aggiornate a settembre 2026. Contenuti di carattere generale, non costituiscono consulenza legale, fiscale o in materia di immigrazione. Le norme cambiano spesso e variano da Stato a Stato: rivolgetevi a professionisti qualificati.

Employer Hub/Glossary & checklists

Hub home The U.S. talent market Setting up to hire Recruiting in the U.S.Compensation & benefits design Bringing Italian staff to the U.S.U.S. employment law essentials Payroll & employer taxes Leading Americans from Italy Terminations & exits State-by-state guide Glossary & checklists Benefits & health insurance Italy–U.S. tax, treaty & secondments

Employer Hub · Topic 07

98 U.S. HR and employment terms with their closest Italian equivalents, plus six step-by-step checklists for hiring, onboarding, offer letters, the annual compliance calendar, exits and sending Italian staff to the U.S.

What a U.S. employee really costs, and how payroll works.

98 termsU.S. HR and employment terms, each with the closest Italian equivalent

3 business daysDeadline to complete Form I-9 Section 2 after the first day of work

20 daysFederal default for new-hire reporting (Georgia: 10 days, Massachusetts: 14)

Jan 31Forms W-2, 1099-NEC, 940 and Q4 941 all due (next business day on weekends)

Glossary: hiring

Hiring and recruiting

This glossary is written for Italian HR directors, CFOs and founders who know the Italian system (CCNL, TFR, INPS, preavviso) and need a fast, reliable translation of the U.S. vocabulary. Each table gives the U.S. term, the closest Italian equivalent (or "nessun equivalente" when the concept does not exist in Italy) and a short explanation. The checklists further down the page turn these terms into step-by-step actions. For deeper coverage, see the hiring, setup and compliance topics.

Term	Italiano	Explanation
At-will employment	Nessun equivalente (closest: recesso ad nutum)	Either party may end the relationship at any time, for any lawful reason or none, without notice. It is the default in every state except Montana, and a contract or offer letter can override it.
Offer letter	Lettera di assunzione / proposta	A short letter confirming title, pay, start date and conditions. Unlike an Italian contratto individuale, it usually states that employment is at-will and is not a fixed-term commitment.
Employment agreement	Contratto individuale di lavoro	A negotiated contract, typical for executives, that may set a term, "cause" definitions, severance and restrictive covenants. Most U.S. staff never sign one.
Exempt / non-exempt	Nessun equivalente (loosely: quadri/dirigenti vs impiegati/operai)	FLSA classification. Exempt staff are paid a salary of at least $684 per week ($35,568 a year, higher in CA, NY, WA, CO) and pass a duties test, so no overtime; non-exempt staff earn 1.5x pay above 40 hours a week.
W-2 employee vs 1099 contractor	Lavoratore dipendente vs lavoratore autonomo (partita IVA)	The two worker categories, named after their year-end tax forms. Misclassifying an employee as a contractor triggers back taxes, overtime and penalties.
ABC test	Nessun equivalente (closest: indici di subordinazione)	A strict test (CA, NJ, MA, IL for some purposes) that presumes a worker is an employee unless the work is free from control, outside the usual course of business and part of an independent trade.
Background check	Verifica dei precedenti	Criminal, employment, education and sometimes credit checks run by a consumer reporting agency. Much broader than what Italy allows, but tightly regulated by the FCRA and state law.
FCRA	Nessun equivalente (closest: regole privacy/GDPR)	Fair Credit Reporting Act: requires a standalone disclosure, written consent, and a pre-adverse and adverse action notice before rejecting a candidate based on a report.
Ban-the-box / fair chance laws	Nessun equivalente	State and city laws (CA, NY, NJ, IL, NYC, Philadelphia and many more) that forbid asking about criminal history until after a conditional offer.
Pay transparency	Trasparenza retributiva (Direttiva UE 2023/970)	Laws in states such as CA, NY, WA, CO, IL, NJ, MA, MN and VT requiring a good-faith pay range in job postings. Italy must transpose the EU directive by June 2026.
Non-compete	Patto di non concorrenza (art. 2125 c.c.)	Post-employment ban on competing. Void in CA, ND, OK and MN; limited by salary thresholds in many states. Unlike Italy, most states do not require paying a separate consideration (Massachusetts requires garden leave or other agreed consideration).
PIIA (confidentiality and invention assignment)	Accordo di riservatezza e cessione delle invenzioni	Standard document assigning work inventions to the employer and protecting trade secrets; CA, IL, WA and others limit what can be assigned.
EOR (Employer of Record)	Nessun equivalente diretto (closest: somministrazione)	A provider that legally employs your U.S. worker, runs payroll and benefits, and bills you monthly (typically $599 to $699 per employee per month in 2026). Fast, but you do not own the entity.
PEO (Professional Employer Organization)	Nessun equivalente	A co-employment model: you must have your own U.S. entity, and the PEO handles payroll, benefits and HR compliance while you direct the work.

Italian perspective: The biggest mental shift is that the U.S. has no CCNL. Pay, hours, notice and benefits come from federal law, state law, the offer letter and company policy. That is why the offer letter and handbook carry so much weight in the U.S.

Glossary: pay

Pay and payroll

U.S. payroll is simpler than Italian payroll in one sense (no 13th or 14th month, no TFR accrual, far fewer contribution lines) but it is fragmented across the federal government, states and sometimes cities. See the payroll and compensation topics for full cost examples.

Term	Italiano	Explanation
Base salary	Retribuzione annua lorda (RAL)	Annual gross pay, quoted as a single figure. There is no 13th or 14th month: a $120,000 salary is paid in 26 or 24 equal installments.
Pay frequency	Periodicità della retribuzione	Weekly, biweekly (26 checks), semimonthly (24) or monthly. States set minimums: California requires at least semimonthly for most staff and New York weekly for manual workers.
FICA	Contributi previdenziali (INPS)	Social Security (6.2% each for employer and employee on wages up to $184,500 in 2026) plus Medicare (1.45% each, no cap; employees pay an extra 0.9% above $200,000).
FUTA	Contributo di disoccupazione (NASpI), parte federale	Federal unemployment tax paid only by the employer: usually 0.6% of the first $7,000 of wages, or $42 per employee per year.
SUTA / SUI	Contributo di disoccupazione, parte statale	State unemployment tax on a state wage base, with a new-employer rate that later reflects your layoff history. A few states (NJ, PA, AK) also take an employee share.
Withholding	Ritenuta d'acconto (IRPEF)	Income tax the employer deducts from each paycheck and deposits for the employee: federal, state (none in TX, FL, WA, TN and a few others) and sometimes local (NYC, Ohio cities, Philadelphia).
Form W-4	Nessun equivalente (closest: richiesta detrazioni al sostituto d'imposta)	Federal form the employee completes to set withholding. Without one, you must withhold as for a single filer with no adjustments.
Form W-2	Certificazione Unica (CU)	Annual statement of wages and taxes withheld, due to employees and the Social Security Administration by January 31.
Form 1099-NEC	CU per lavoratori autonomi	Reports payments to independent contractors, due January 31. The reporting threshold rises from $600 to $2,000 for payments made from 2026 under the 2025 tax law; confirm with your CPA.
Form 941	Nessun equivalente (closest: UniEmens / F24 riepilogo)	Quarterly federal payroll tax return, due April 30, July 31, October 31 and January 31.
Form 940	Nessun equivalente	Annual federal unemployment (FUTA) return, due January 31 (February 10 if all FUTA was deposited on time).
Overtime	Lavoro straordinario	1.5x the regular rate for non-exempt hours above 40 per week. California also requires daily overtime above 8 hours and double time above 12.
Minimum wage	Salario minimo (in Italia fissato dai CCNL)	Federal floor of $7.25 an hour, but most target states and many cities set higher rates, changing on January 1 or July 1.
Supplemental wages	Nessun equivalente (closest: tassazione separata)	Bonuses and commissions paid separately may be withheld at a flat 22% federal rate (37% above $1 million in the year).
Qualified overtime / tips deduction	Nessun equivalente (closest: detassazione degli straordinari)	Under the 2025 federal tax law, employees can deduct part of their overtime premium and tips for 2025 to 2028; employers must report these amounts separately on the W-2.

Watch out: Quoting a U.S. candidate an Italian-style "RAL divided by 14" confuses everyone. Always quote annual base salary plus separately stated bonus, and remember that U.S. employees compare offers net of their health insurance premium share.

Glossary: benefits

Benefits

In Italy the Servizio Sanitario Nazionale, INPS and INAIL provide most protection. In the U.S. the employer is expected to organize health insurance, retirement savings and disability cover. For plan design and costs see the benefits topic.

Term	Italiano	Explanation
Group health plan	Assicurazione sanitaria collettiva (not integrative: it is primary)	Employer-sponsored medical, dental and vision insurance. For most Americans it is the main source of health coverage, so it strongly influences recruiting.
PPO / HMO / HDHP	Nessun equivalente	Plan types. PPOs allow out-of-network care at higher cost; HMOs require in-network providers and referrals; HDHPs have high deductibles and pair with an HSA.
HSA (Health Savings Account)	Nessun equivalente	Tax-advantaged account paired with an HDHP. 2026 limits: $4,400 self-only and $8,750 family; the money belongs to the employee.
FSA (Flexible Spending Account)	Nessun equivalente (closest: welfare aziendale)	Pre-tax account for medical costs ($3,400 in 2026) or dependent care (raised to $7,500 from 2026). Unused funds are mostly forfeited.
Section 125 / cafeteria plan	Piano di welfare / flexible benefit	The legal document that lets employees pay premiums and FSA contributions pre-tax. Required in writing before pre-tax deductions start.
401(k)	Fondo pensione complementare	Employer retirement savings plan. 2026 employee deferral limit is $24,500, plus $8,000 catch-up from age 50 ($11,250 at ages 60 to 63).
State auto-IRA	Nessun equivalente (closest: silenzio-assenso sul TFR)	Programs such as CalSavers, Illinois Secure Choice, New Jersey RetireReady and New York Secure Choice that require employers without a retirement plan to enroll staff in a state IRA.
Open enrollment	Periodo annuale di adesione	The annual window, usually in November for January plans, when employees choose or change benefits.
Qualifying life event	Evento che consente variazioni	Marriage, birth, loss of other coverage and similar events that let employees change elections mid-year, usually within 30 days (60 for Medicaid/CHIP events).
ACA employer mandate	Nessun equivalente	Employers with 50 or more full-time equivalents (ALEs) must offer affordable coverage (9.96% of income in 2026) or risk penalties of up to $3,340 or $5,010 per employee per year.
Forms 1094-C / 1095-C	Nessun equivalente	ACA reporting for ALEs: 1095-C to employees by March 2, 2026 (or a website notice option), and electronic filing with the IRS by March 31.
ERISA	Nessun equivalente (closest: disciplina dei fondi pensione, D.Lgs. 252/2005)	Federal law governing employer benefit plans: plan documents, fiduciary duties, disclosure and claims procedures.
Form 5500	Nessun equivalente	Annual return for benefit plans (401(k) always; health plans generally at 100+ participants), due the last day of the 7th month after plan year end (July 31).
COBRA	Nessun equivalente	Federal right (20+ employees) for departing employees to keep group health coverage, usually for 18 months, at up to 102% of the premium. Many states have mini-COBRA laws for smaller employers.
Workers' compensation	INAIL	Mandatory insurance for workplace injuries, bought from private carriers or state funds (Texas alone lets private employers opt out).

Italian perspective: A welfare aziendale plan in Italy is a perk; a U.S. health plan is closer to a necessity. Candidates will ask about the employer premium share, the deductible and the 401(k) match before they discuss the bonus.

Glossary: leave

Leave and time off

The U.S. has no federal right to paid vacation, paid holidays or paid parental leave. Protection comes from a patchwork of federal unpaid leave, state paid leave insurance and company policy. The state picture is covered in states.

Term	Italiano	Explanation
PTO (paid time off)	Ferie e permessi retribuiti	A single bank of paid days for vacation and personal use. Not required by federal law; 15 to 20 days is a common professional package.
Accrual / carryover / use-it-or-lose-it	Maturazione / riporto / perdita delle ferie	How PTO is earned and whether it rolls over. California, Montana and Nebraska prohibit forfeiture of earned vacation, so caps must stop accrual instead.
Paid sick leave	Malattia retribuita (a carico datore)	Mandatory in 19 states plus DC in 2026 (including CA, NY, NJ, IL, MA) and many cities, typically 1 hour per 30 worked, up to 40 to 56 hours a year.
FMLA	Nessun equivalente diretto (closest: congedi tutelati)	Up to 12 weeks of unpaid, job-protected leave for employers with 50+ employees within 75 miles, for staff with 12 months and 1,250 hours of service.
PFML (paid family and medical leave)	Congedo parentale / malattia indennizzato (INPS)	State insurance programs paying partial wages during family or medical leave: CA, NJ, NY, RI, WA, MA, CT, OR, CO, and from 2026 DE, MN and ME. Funded by payroll contributions.
State disability insurance (SDI / DBL / TDI)	Indennità di malattia INPS	Partial wage replacement for off-the-job illness or injury in CA, NY, NJ, RI and HI.
Parental / maternity leave	Congedo di maternità / paternità	No federal paid leave. Rights come from FMLA, state PFML and company policy; many employers offer 8 to 16 weeks paid to compete.
PWFA	Nessun equivalente	Pregnant Workers Fairness Act (15+ employees): reasonable accommodations for pregnancy, childbirth and related conditions.
PUMP Act	Riposi per allattamento	Break time and a private non-bathroom space to express breast milk for one year after birth.
Holidays	Festività	11 federal holidays in 2026, but private employers are not required to give them off or pay a premium.
Bereavement leave	Permesso per lutto	Required in some states, for example California (5 days, 5+ employees) and Illinois (up to 2 weeks unpaid, 50+ employees).
Jury duty / voting leave	Permessi per funzioni pubbliche / elettorali	Most states protect jury service and many require time off to vote, sometimes paid (NY: up to 2 hours).

Watch out: In many states (CA, IL, MA, NY by policy, among others) accrued, unused vacation is treated as earned wages and must be paid at termination, much like the Italian indennità per ferie non godute. Write your PTO policy before the first hire.

Glossary: law

Law and compliance

U.S. employment law is enforced through agencies and, above all, private lawsuits. Most statutes apply only above a headcount threshold, summarized in the table in the next-to-last section. See the compliance topic for detail.

Term	Italiano	Explanation
DOL / WHD	Ministero del Lavoro / Ispettorato del Lavoro	The Department of Labor and its Wage and Hour Division, which enforce minimum wage, overtime and FMLA.
EEOC	Nessun equivalente diretto (closest: Consigliera di parità)	Equal Employment Opportunity Commission: receives discrimination charges, investigates and can sue. Most claims must go through it before court.
Title VII	Divieto di discriminazione (D.Lgs. 198/2006, 216/2003)	Bans discrimination based on race, color, religion, sex (including pregnancy, sexual orientation and gender identity) and national origin; applies at 15+ employees.
ADA	Legge 68/1999 (parzialmente)	Americans with Disabilities Act (15+ employees): no disability discrimination and a duty to provide reasonable accommodations through an interactive process.
ADEA	Nessun equivalente specifico	Protects workers aged 40 and over from age discrimination (20+ employees). Releases require special OWBPA wording.
FLSA	Nessun equivalente unico (orario e retribuzione nei CCNL)	Fair Labor Standards Act: minimum wage, overtime, exempt status, child labor and recordkeeping.
NLRA / NLRB	Statuto dei Lavoratori (Titolo III, in parte)	Protects "concerted activity" by employees, union or not, such as discussing pay. Overbroad confidentiality or social media policies can violate it.
OSHA	D.Lgs. 81/2008 (sicurezza sul lavoro)	Workplace safety agency. Employers with 11+ employees in non-exempt industries keep injury logs (Forms 300, 300A, 301).
Protected class	Fattori di discriminazione (not "categorie protette")	A characteristic protected by law: race, sex, age 40+, disability, religion and more; states add others such as marital status or hairstyle.
Retaliation	Ritorsione / licenziamento ritorsivo	Adverse action against someone who complained, took leave or cooperated in an investigation. It is the most common charge filed with the EEOC.
EEO-1 report	Rapporto biennale sul personale (art. 46 D.Lgs. 198/2006)	Annual workforce demographics report for employers with 100+ employees. In flux: the EEOC proposed abolishing it in July 2026; keep collecting data until a final rule.
Employee handbook	Regolamento aziendale / codice disciplinare	Company policies (PTO, conduct, harassment, leave). Should state that it is not a contract and include state-specific supplements.
Labor law posters	Affissioni obbligatorie	Federal and state notices that must be displayed at the worksite and shared electronically with remote staff.
Harassment prevention training	Formazione antimolestie	Mandatory in CA (5+ employees, every 2 years), NY (annual), IL (annual), CT, DE and ME, plus NYC and Chicago.
PAGA	Nessun equivalente	California's Private Attorneys General Act, which lets employees sue for Labor Code penalties on behalf of the state; a major source of wage-and-hour exposure.

Italian perspective: In Italy the main risk in a dismissal is the judge's review of the reason. In the U.S. the reason is rarely reviewed on its own merits, but a dismissal that looks discriminatory or retaliatory can cost far more than an Italian indennità risarcitoria, because juries can award compensatory and punitive damages.

Glossary: immigration

Immigration and work authorization

Every U.S. employee, citizen or not, must prove identity and work authorization. Cygic does not provide immigration or legal advice; we connect clients with trusted immigration attorneys. See the immigration topic.

Term	Italiano	Explanation
Form I-9	Nessun equivalente (closest: verifica del permesso di soggiorno)	Employment eligibility form for every new hire: Section 1 by the first day of work, Section 2 (document review) within 3 business days. Use the 01/20/25 edition (expires 05/31/2027).
E-Verify	Nessun equivalente	Online federal check of I-9 data. Voluntary federally, but mandatory for many private employers in GA (11+ employees), NC (25+), FL (25+) and several other states.
SSN (Social Security Number)	Codice fiscale (per il lavoro)	Nine-digit number used for payroll and tax reporting. A foreign worker can start work before receiving it, but must apply.
EAD	Permesso di lavoro	Employment Authorization Document (card) issued by USCIS to spouses, students and others.
B-1 / ESTA	Visto d'affari / Visa Waiver	For meetings, negotiations and conferences only. Productive work for the U.S. business is not allowed.
L-1A / L-1B	Visto per trasferimento intra-aziendale	Transfer of a manager (L-1A) or specialized-knowledge employee (L-1B) who worked 1 continuous year in the last 3 for the related foreign company.
E-1 / E-2	Visto per trattato commerciale / investitori	Treaty trader and treaty investor visas, available because Italy has the required treaty. The U.S. company must be at least 50% Italian-owned; validity for Italians is up to 60 months.
H-1B	Nessun equivalente (closest: Carta Blu UE)	Specialty occupation visa subject to an annual lottery (wage-weighted from FY2027). A $100,000 payment imposed by proclamation (extended to September 2027) was vacated by a federal court in June 2026 and is not being collected while the appeal continues; verify before filing.
O-1	Visto per talenti straordinari	For people with extraordinary ability, shown by awards, press, high pay and similar evidence. No lottery.
J-1 trainee / intern	Tirocinio all'estero	Exchange visa for structured training programs through a designated sponsor, up to 18 months for trainees.
LCA / prevailing wage	Nessun equivalente (closest: minimi tabellari)	Labor Condition Application required for H-1B: the employer must pay at least the prevailing wage for the job and area.
Green card / PERM	Permesso di soggiorno permanente	Permanent residence. Employer sponsorship usually requires PERM labor certification, a process that often takes 2 years or more.
Certificate of coverage	Certificato di distacco (convenzione Italia-USA)	Issued by INPS under the U.S.-Italy Social Security agreement: a seconded employee stays in Italian social security and is exempt from U.S. FICA, generally for up to 5 years.
Shadow payroll	Nessun equivalente	A parallel U.S. payroll run only to withhold and report U.S. income tax for an assignee still paid from Italy.

Glossary: exits

Exits and terminations

At-will employment makes dismissal procedurally easy, but final pay deadlines, benefit notices and the risk of discrimination claims require discipline. See the exits topic for state-by-state detail.

Term	Italiano	Explanation
Termination for cause / without cause	Licenziamento per giusta causa / giustificato motivo	In at-will employment the distinction matters mainly for contracts, severance plans, equity and unemployment benefits, not for the validity of the dismissal.
Wrongful termination	Licenziamento illegittimo	A dismissal that breaks a contract, public policy or anti-discrimination or retaliation law. There is no general "unjustified dismissal" claim.
Two weeks' notice	Preavviso	A custom, not a legal duty, for resignations. The employer may accept the resignation immediately, but check state pay rules.
Layoff / RIF	Licenziamento per motivo oggettivo / collettivo	Reduction in force for business reasons. Selection criteria should be documented and checked for disparate impact.
WARN Act	Procedura di licenziamento collettivo (L. 223/1991)	60 days' notice for plant closings or mass layoffs at employers with 100+ employees; state mini-WARN laws are stricter (NY and NJ: 90 days).
Severance	Incentivo all'esodo (not TFR)	Payment usually given only in exchange for a release of claims. It is not required by federal law, except under New Jersey's mass layoff rule.
Separation agreement and release	Verbale di conciliazione in sede protetta	Contract in which the employee waives claims in exchange for severance. No public official is needed, but specific wording is.
OWBPA	Nessun equivalente	For employees aged 40+: 21 days to consider (45 in a group program), 7 days to revoke and required disclosures.
Final paycheck	Competenze di fine rapporto	Deadline set by the state: immediately in CA at dismissal, next regular payday in NY, NJ and IL, 6 days in TX after a dismissal.
PTO payout	Indennità per ferie non godute	Required in CA, MA, IL and other states; elsewhere depends on written policy.
COBRA election notice	Nessun equivalente	Notice offering continued health coverage; the employee has 60 days to elect.
Unemployment insurance (UI)	NASpI	State benefits for workers who lose their jobs through no fault of their own; claims affect your SUTA rate.
Constructive discharge	Dimissioni per giusta causa (approximately)	A resignation forced by intolerable conditions, which courts treat as a dismissal.

Quick reference

Headcount thresholds and false friends

Many U.S. laws start at a specific employee count. Headcount generally includes part-time staff and, for many federal laws, all U.S. employees of related companies; state laws often count differently. Use this table as a planning tool, not a legal determination.

Employees	What starts to apply (federal unless noted)
1+	FLSA, Equal Pay Act, I-9, NLRA, OSHA general duty, workers' compensation, new-hire reporting; CA harassment training at 5+; state auto-IRA in CA from 1 employee
11+	OSHA injury logs (non-exempt industries); Georgia E-Verify
15+	Title VII, ADA, PWFA, GINA
20+	ADEA (age 40+), federal COBRA
25+	E-Verify for private employers in FL and NC
50+	FMLA (within 75 miles), ACA employer mandate and 1094-C/1095-C reporting (FTEs); NY mini-WARN; Delaware harassment training
100+	Federal WARN, EEO-1 (while it exists), California pay data report (100+ total with at least 1 in CA)

False friends for Italian readers

"Categorie protette" is not "protected class". In Italy the term means the hiring quotas of Law 68/1999. In the U.S. a protected class is any characteristic, such as age or religion, that cannot be the basis for decisions.
Severance is not TFR. TFR accrues automatically and is always paid. U.S. severance is discretionary and is normally paid only in exchange for a release.
"Contract" does not mean "contratto di lavoro". Most U.S. employees have no employment contract. Saying "your contract" in writing can create one by accident.
"Exempt" does not mean "dirigente". A junior analyst earning $80,000 is usually exempt; an overtime-eligible factory supervisor may earn more.
"Probation" has no legal bite. A U.S. probationary period does not change the ability to dismiss, and ending it can imply a promise of job security.
"Benefits" are not "fringe benefits". In the U.S., benefits usually mean health, retirement and insurance, not the company car or meal vouchers.

Step by step

Checklists

How toMake your first U.S. hire: from entity or EOR to first payroll

Choose the employment model. For one to five hires, or to test the market, an EOR can employ the person within about a week for roughly $599 to $699 per month. From around six or seven hires, or when you sell and sign contracts in the U.S., your own entity is usually cheaper. A PEO needs your own entity but outsources HR. See setup.
If you go with an entity, form it. Most Italian groups form a Delaware C-corporation or LLC through a U.S. attorney or formation service (about $1,500 to $5,000 with legal help). Then register as a foreign company in each state where employees work (for example New York, Texas or California).
Get an EIN. Apply to the IRS with Form SS-4. Without a U.S. SSN or ITIN for the responsible party, apply by fax or phone; fax usually takes about 4 business days. Note the Form 5472 filing obligation for foreign-owned U.S. companies ($25,000 minimum penalty).
Open a U.S. bank account. Payroll providers debit a U.S. account for net pay and taxes. Allow 2 to 6 weeks, because banks may require an officer in person and KYC documents on the Italian parent.
Register for state payroll accounts. Register for state income tax withholding (not needed in TX or FL) and state unemployment insurance in each work state, plus local taxes where relevant (Ohio municipalities, Philadelphia, some Pennsylvania localities). Allow 1 to 4 weeks; your payroll provider can often file for you.
Buy workers' compensation and required state disability coverage. Buy a workers' compensation policy before the first day of work. In New York you also need a disability (DBL) and Paid Family Leave policy; in CA and NJ, SDI and family leave insurance are collected through payroll.
Pick a payroll provider and set the pay frequency. Choose biweekly or semimonthly and check state minimums. Enroll in EFTPS for federal tax deposits; new employers are usually monthly depositors.
Engage a benefits broker. Brokers are usually paid by carriers. Small-group health quotes need an entity and a census, and plans typically start on the 1st of a month, so start 30 to 60 days before the hire date. Consider a 401(k) or register for the state auto-IRA (CA, IL, NJ, NY and others).
Write the core policies. Prepare a short handbook: at-will statement, PTO, sick leave to state standards, anti-harassment with a complaint procedure, expense reimbursement (mandatory in CA and IL for business expenses), remote work and confidentiality.
Recruit compliantly. Include a pay range in postings where required, do not ask about salary history in banned states, and follow FCRA and fair-chance rules for background checks. Cygic can run the search and connect you with employment counsel.
Issue the offer letter. Use the offer letter checklist below, with state pay notices attached, and have counsel review the first template.
Complete onboarding paperwork. I-9, W-4, state withholding form, new-hire report and benefit enrollment, following the onboarding checklist below.
Display posters and deliver notices. Post federal and state posters at the worksite, and send electronic versions to remote staff.
Run the first payroll. Enter the employee at least 3 to 5 business days before payday, check the first pay stub line by line (taxes, state disability, benefit deductions), and confirm the tax deposit went through. Keep payroll records for at least 4 years.
Put next year on the calendar. Add the annual compliance calendar below, and book the first review of W-2 data for early January.

How toComplete onboarding paperwork on time

Before day 1: send the paperwork package. Once the offer is accepted, send (electronically is fine) the W-4, the state withholding form, direct deposit form, handbook acknowledgment, PIIA and state notices. You may let the employee complete I-9 Section 1 after acceptance, never before.
Day 1 at the latest: I-9 Section 1. The employee completes and signs Section 1 no later than the first day of employment. Do not tell them which documents to present, and do not ask for more documents than required.
Within 3 business days: I-9 Section 2. The employer examines original List A, or List B plus List C, documents in person (or via the DHS remote alternative if you are enrolled in E-Verify) and completes Section 2 by the end of the third business day after the first day of work. Example: start Monday, deadline Thursday.
If enrolled, create the E-Verify case. Create the case within 3 business days of the start date. It is mandatory for many employers in GA, NC, FL and other states, and for federal contractors.
Before the first payroll: Form W-4. Collect the federal W-4. If it is not returned, withhold as single with no adjustments. W-4s claiming exemption expire and must be renewed by February 15 each year.
Before the first payroll: state withholding form. CA DE 4, NY IT-2104, NJ NJ-W4, IL IL-W-4, GA G-4, NC NC-4, OH IT 4, MA M-4. Texas and Florida have no state income tax. Remote staff in another state need that state's form.
Within 20 days: new-hire report. Report name, address, SSN, start date and employer EIN to the state new-hire directory within 20 days (the federal standard used by NY, NJ, CA, TX, IL, FL, NC and OH). Some states are faster: Georgia 10 days, Massachusetts 14 days. Most payroll providers do this automatically; confirm it.
At hire: state pay notices. New York requires a written pay notice (LS 54 or LS 59) in English and the employee's primary language, and California requires the Labor Code 2810.5 notice. New Jersey, Illinois and others have their own required notices and pamphlets.
At hire: state leave and disability notices. In CA give the SDI (DE 2515) and Paid Family Leave (DE 2511) pamphlets, workers' compensation information and the sexual harassment pamphlet. In NY and NJ give the Paid Family Leave and disability notices.
Within 14 days: Marketplace notice. Give every new employee the ACA Health Insurance Marketplace notice within 14 days of the start date, even if they are not eligible for your plan.
Benefits enrollment window. Most plans give new hires 30 days to enroll (check your plan document). ACA caps any eligibility waiting period at 90 days. Provide the SBC and enrollment materials at the start of the window.
Within 90 days of coverage: COBRA general notice. The plan administrator (usually through the carrier or a vendor) sends the COBRA initial notice within 90 days after coverage begins, at 20+ employees. Include CHIP, HIPAA privacy and WHCRA notices.
First weeks: training. New York requires harassment training at hire and every year; California requires it within 6 months of hire for supervisors and staff; Illinois annually.
File and retain. Store I-9s separately from personnel files, and keep them for 3 years after hire or 1 year after termination, whichever is later. Keep payroll and tax records for at least 4 years.

How toWrite an offer letter: the essentials

Position and reporting line. Job title, manager and a one-line role summary. Keep detailed duties in the job description so they can change.
Start date and work location. State the office or remote state. The work location decides which state's wage, tax and leave laws apply.
Classification. Say whether the role is exempt or non-exempt and full-time or part-time. For non-exempt roles, give the hourly rate and state that overtime is paid.
Base pay. Give salary per pay period and the annualized amount, plus pay frequency. Avoid wording like "$150,000 per year guaranteed", which some courts have read as a one-year commitment.
Variable pay. Describe the bonus target and say it is discretionary, or refer to a written commission plan (required in writing in CA and several other states). Say whether the employee must be employed on the payout date.
Equity. If offered, say "subject to approval by the board and to the plan and award agreement", and do not promise tax treatment.
Sign-on and relocation. State amounts and any repayment (clawback) terms if the employee leaves within, for example, 12 months, while respecting state wage deduction limits.
Benefits summary. Say "eligible to participate according to the terms of the plans, which may change". Mention health, 401(k) and match, and when coverage starts.
Time off. Give the PTO allowance or policy reference, sick leave in line with state law, and the holiday schedule.
At-will statement. Say clearly that employment is at-will and that only a signed writing by an authorized officer can change this. Montana employees need a different approach.
Contingencies. Background check (with FCRA-compliant process), I-9 verification, signed PIIA, and for foreign nationals, visa approval.
Restrictive covenants. Refer to a separate agreement. Check state law first: non-competes are void in CA, ND, OK and MN, and Illinois, Washington, Massachusetts and others set salary thresholds, notice periods or consideration rules.
State attachments. Attach the NY pay notice, the CA 2810.5 notice, or other required forms.
Entire agreement and acceptance. Say the letter replaces earlier discussions, set an acceptance deadline (usually 3 to 5 business days) and add signature lines. Keep the signed copy in the personnel file.

How toFollow the annual compliance calendar, month by month

January. Furnish W-2s to employees and file with the SSA by January 31. File 1099-NEC for contractors by January 31. File Q4 Form 941 and annual Form 940 by January 31 (940 by February 10 if all FUTA was deposited on time). When the date falls on a weekend it moves to the next business day (February 1 in 2027). Update payroll for new minimum wages, wage bases and state contribution rates effective January 1. If you have employees in states with their own health coverage mandate (CA, NJ, MA, RI, DC), check the state reporting deadlines, some of which fall in January.
February. W-4 exemption claims expire February 15. From February 1 to April 30, post OSHA Form 300A if you keep injury logs. Paper 1094-C/1095-C filers (fewer than 10 information returns in total) file by February 28.
March. ALEs furnish Form 1095-C by the extended date (March 2 in 2026) or post the website notice option. File 1094-C/1095-C electronically with the IRS by March 31. Establishments required to submit OSHA 300A data electronically do so by March 2.
April. File Q1 Form 941 by April 30. OSHA 300A posting ends April 30. Review Q1 state unemployment filings (most states follow the same quarterly calendar).
May. California pay data report for employers with 100+ employees (second Wednesday of May; May 13 in 2026). Historically the EEO-1 portal opened in spring; watch EEOC announcements.
June. EEO-1 Component 1 (100+ employees) was due June 24 in 2025. For 2025 data, the EEOC proposed abolishing the report on July 23, 2026 and had not announced a filing window at the time of writing, so keep data ready and verify the current status (the regulation's default deadline is September 30). Run mid-year 401(k) nondiscrimination testing checks.
July. File Form 5500 for calendar-year benefit plans by July 31, or file Form 5558 for an extension to October 15. Self-insured health plans and HRAs pay the PCORI fee on Form 720 by July 31 ($3.84 per covered life for plan years ending on or after October 1, 2025). File Q2 Form 941 by July 31. Several cities raise minimum wages on July 1.
August. Receive renewal quotes from your broker, check ACA affordability for next year, and plan open enrollment.
September. Distribute the Summary Annual Report for calendar-year plans by September 30 (or by December 15 if the 5500 was extended). Confirm that the fiscal-year budget covers next year's raises and benefit costs.
October. Send the Medicare Part D creditable coverage notice before October 15. File Q3 Form 941 by October 31. File extended Forms 5500 by October 15.
November. Hold open enrollment (usually 2 to 3 weeks) with SBCs and updated Section 125 elections. Confirm next year's FSA and HSA limits in payroll.
December. Process year-end payroll: taxable fringe benefits, bonuses, final deposits. Order updated federal and state posters for January 1 changes, update the handbook, and check next year's minimum wage and exempt salary thresholds.
All year: harassment training. Track the cycles: NY and IL every year, CA every 2 years, plus new hires (within 6 months in CA). Keep certificates.
All year: posters and notices. Keep federal posters (FLSA minimum wage, EEOC "Know Your Rights", FMLA at 50+, EPPA, USERRA, OSHA) and state posters current, and share electronic copies with remote workers.
Every quarter: state filings. File state withholding and unemployment returns (most due by the last day of the month after quarter end), and state PFML or disability contributions where applicable.

How toHandle a termination or exit

Check the risk before deciding. Review age, leave history, recent complaints, pregnancy or disability accommodations, and any contract, equity or severance plan terms. If the employee recently complained or took protected leave, speak to employment counsel first.
Document the reason. Make sure performance reviews, warnings and business reasons are written and consistent with what you will say. Contradictions are what turn at-will dismissals into lawsuits.
Check group rules. For layoffs, check federal WARN (100+ employees, 60 days) and state mini-WARN laws (NY and NJ 90 days; NJ also requires mandatory severance in covered mass layoffs). For group separation programs with employees aged 40+, prepare OWBPA disclosures.
Prepare the separation agreement. Offer severance only in exchange for a general release. For employees 40+, allow 21 days (45 for groups) to consider and 7 days to revoke. Carve out rights that cannot be waived, such as filing an EEOC charge.
Calculate the final paycheck. Pay by the state deadline: California immediately at dismissal (72 hours if the employee quits without notice), Massachusetts on the day of dismissal, New York, New Jersey and Illinois by the next regular payday, and Texas within 6 days of dismissal. Include accrued PTO where the law or policy requires.
Hold a short, respectful meeting. Two company representatives, a clear message, no debate on the reasons, and the paperwork ready. Remote employees need the same care by video.
Give state notices. Give CA form DE 2320 and the separation notice, the NY Record of Employment (IA 12.3) plus written notice of the termination date and benefit end date within 5 working days, and the NJ BC-10 unemployment instructions. Other states have similar rules.
Start COBRA. The employer notifies the plan administrator within 30 days; the administrator sends the election notice within 14 days; the employee then has 60 days to elect. Use state mini-COBRA for small employers.
Retrieve company property and cut access. Collect laptop, badges and phones, disable accounts at the time of the meeting, and remind the employee in writing of confidentiality and restrictive covenant obligations.
Handle benefits and retirement. Stop deductions, give 401(k) distribution information, handle FSA run-out, and cancel life and disability coverage with conversion notices.
Answer unemployment claims accurately. Respond to state agency requests on time. Challenging legitimate claims can create inconsistent statements you will regret later.
Visa holders. For H-1B employees, pay reasonable return transportation if dismissed early, withdraw the petition with USCIS and remember the 60-day grace period. For L-1 and E-2 staff, speak to the immigration attorney before the meeting.
References and records. Adopt a neutral reference policy (dates and title). Keep personnel, payroll and I-9 records for the required retention periods.

How toSend an Italian employee to the U.S.

Define the arrangement. Choose between a business trip (trasferta, B-1/ESTA with no productive work), a secondment (distacco, with the employee staying on the Italian payroll), or a local U.S. hire with a U.S. contract, possibly suspending the Italian contract. Each option has different visa, tax and social security results.
Check the visa route with an immigration attorney. L-1 requires 1 continuous year of work for the Italian company in the last 3 years and a qualifying U.S. affiliate. E-2 requires the U.S. company to be at least 50% Italian-owned with a substantial investment. H-1B depends on the lottery. Allow 2 to 6 months including the consular interview in Rome, Milan, Naples or Florence. Cygic connects clients with trusted immigration counsel; we do not give visa advice.
Never "just use ESTA". Working productively on ESTA or B-1 risks refusal at the border and future visa problems. Meetings, trade fairs and negotiations are fine; running the U.S. office is not.
Request the certificate of coverage from INPS. Under the U.S.-Italy Social Security agreement, a seconded employee can stay in Italian social security for up to 5 years and be exempt from U.S. FICA. Apply before departure and give a copy to the U.S. payroll provider.
Check Italian social security for other insurances. The treaty covers pensions. Ask your consulente del lavoro how other contributions and the retribuzioni convenzionali apply, and about INAIL and Law 398/1987 insurance duties for work outside the EU.
Model the tax position. Italian tax residency (183 days, AIRE registration, where the family and interests are) and the U.S. substantial presence test can both apply. The Italy-U.S. treaty (Article 15) exempts U.S. tax only for short stays under 183 days when the cost is not borne by a U.S. entity. See the tax treaty topic and involve a CPA on both sides.
Decide whether you need a shadow payroll. If the U.S. entity bears the cost or the stay is long, U.S. income tax withholding and a W-2 may be required even though pay comes from Italy.
Arrange U.S. health insurance. The Italian SSN does not cover routine care in the U.S. Enroll the employee in the U.S. group plan or an international expatriate plan from the day of arrival, including dependents.
Write the assignment letter. Cover duration, home and host pay, cost-of-living and housing allowance, tax equalization or protection, return trips, family support and what happens at the end of the assignment. For distacco, confirm that the Italian employer's interest in the secondment is documented.
Complete U.S. onboarding. If the employee works for the U.S. entity, the Form I-9 is required, even for a transferee. Apply for the SSN after arrival (usually 2 to 4 weeks), and collect the W-4 and state form.
Plan family matters. L-2 and E-2 spouses are authorized to work incident to status; children need school enrollment; the driving license must usually be converted within the state's deadline.
Handle Italian-side formalities. Your consulente del lavoro handles required communications, payroll changes and AIRE guidance, and should review the effect on TFR, the Italian pension and supplementary funds.
Plan the return or localization. Set a review 6 months before the certificate of coverage or visa expires, and decide on extension, localization to a U.S. contract or repatriation.

FAQ

Frequently asked questions

Is there a U.S. equivalent of the CCNL?

No. Outside unionized workplaces, which cover about 6% of private-sector employees, terms come from federal and state law, the offer letter and company policy. That is why state law matters so much: the same role in California and Texas has different overtime, leave and final pay rules.

Does the U.S. have anything like TFR?

No. There is no statutory end-of-service payment. The closest idea is the 401(k), to which the employer may contribute a match, but the money is invested for retirement and not paid out as a lump sum when employment ends. Severance is optional and normally paid in exchange for a release.

What is the most common onboarding mistake by foreign employers?

Missing the Form I-9 deadlines or completing Section 2 remotely without being eligible for the DHS alternative procedure. Penalties apply per form, even if the employee is fully authorized to work. The second most common mistake is not registering for state withholding and unemployment accounts before the first payroll.

Is the EEO-1 report still required in 2026?

The requirement stays in force until the EEOC adopts a final rule. It published a proposal to abolish it on July 23, 2026, the comment period closed August 24, 2026, and no window for 2025 data had been announced at the time of writing. Employers with 100+ employees should keep collecting voluntary self-identification data and check the EEOC website.

Can an EOR handle everything on the checklists?

An EOR handles I-9, payroll registration, tax filings, W-2s, benefits and most notices, which removes most of the first and fourth checklists. You still own the offer terms, day-to-day management, harassment prevention in practice, and exit decisions, and you should read the EOR contract on termination costs.

How do we translate "dirigente" into U.S. terms?

There is no legal category. A dirigente usually corresponds to an exempt executive with a title such as Director, VP or General Manager, often with an employment agreement setting severance and "good reason" terms. Remember that exempt status depends on salary and duties, not on title.

Our Italian manager will spend three months in New York. Do we need a visa?

It depends on what they do. Meetings, negotiations and trade fairs are generally allowed on ESTA or B-1; managing the U.S. team day to day or doing productive work is not. Speak to an immigration attorney before booking, and check the 183-day treaty rule and the certificate of coverage.

Where can I find state-specific versions of these rules?

See the states topic for NY, NJ, CA, TX, IL, FL, GA, NC, OH and MA, and confirm deadlines with your payroll provider and employment counsel, since many state rules change on January 1 and July 1.

Sources

Last reviewed: September 2026.

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Cygic Recruitment hires managers and professionals across the United States for Italian and international companies: from market-entry strategy to search, onboarding and retention.

Information reviewed September 2026. General information only, not legal, tax or immigration advice. Rules change frequently and vary by state; consult qualified professionals.

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