Prepararsi ad assumere negli USA: società, EIN, PEO ed EOR

Come assumere le prime persone negli USA

Che si tratti di un commerciale a New York o di un ingegnere ad Austin, le strade percorribili sono quattro: un independent contractor (collaboratore autonomo), un Employer of Record (EOR), cioè un fornitore che assume formalmente la persona per tuo conto, un'entità USA tua che si appoggia a una Professional Employer Organization (PEO), oppure la propria entità USA con payroll gestito internamente. Nessuna scelta è definitiva, ma cambiare modello in corsa costa tempo e fiducia: conviene valutare pro e contro prima di inviare la prima offerta.

Independent contractor

Il collaboratore emette fattura e versa in proprio la self-employment tax, cioè i contributi previdenziali da lavoratore autonomo. L'avvio è quasi gratuito (piattaforme da $0 a circa $50 al mese per collaboratore). Il nodo è la qualificazione del rapporto: per la legge americana conta come si svolge nei fatti, non come lo chiama il contratto. A febbraio 2026 il Department of Labor (il ministero federale del Lavoro) ha proposto un nuovo test basato sul controllo esercitato e sul rischio d'impresa assunto dal lavoratore; a settembre 2026 la regola non era ancora definitiva. California (AB 5), New Jersey, Illinois e Massachusetts applicano i più severi "ABC test", che partono da una presunzione di subordinazione. Un "collaboratore" a tempo pieno, che lavora solo per te, rispetta i tuoi orari e riporta a un tuo responsabile è, agli occhi della legge, quasi certamente un dipendente.

Employer of Record (EOR)

L'EOR è una società americana che assume formalmente il ruolo di datore di lavoro: gestisce payroll, registrazioni statali, benefit e workers' compensation (l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro, una sorta di INAIL privata) e ti fattura il proprio compenso più il costo del lavoro. Le grandi piattaforme (Deel, G-P, Justworks, Remote, Oyster) applicano una fee mensile per dipendente, con alternative più economiche e sconti sui volumi. Metti in conto un deposito cauzionale (spesso pari a uno-due mesi di costo) e voci accessorie per onboarding, conversione valutaria, payroll fuori ciclo e cessazioni. Pro: si assume in pochi giorni, senza costituire una società e con la compliance affidata al fornitore. Contro: costo pro capite elevato, benefit standardizzati, piani azionari difficili da gestire e un rischio di stabile organizzazione che permane se il dipendente conclude contratti per la società italiana.

PEO (co-employment)

La PEO (Professional Employer Organization), un fornitore che opera in regime di co-impiego, presuppone che tu abbia già una società USA dotata di EIN. La PEO diventa co-datore di lavoro ("co-employer"): gestisce il payroll, inserisce i tuoi dipendenti nei propri piani sanitari di grande gruppo e nella propria polizza workers' comp e fornisce supporto HR, mentre il datore di lavoro resta la tua entità. Il prezzo è tipicamente il 3%–8% del monte salari o una fee fissa; le ricerche NAPEO citate dal settore indicano una media di circa $1.395 per dipendente all'anno. Per un team piccolo, il vantaggio principale è l'accesso all'assicurazione sanitaria a tariffe da grande gruppo.

Entità propria con payroll diretto

Costituisci una controllata, la registri in ogni Stato in cui hai personale, stipuli la workers' comp e scegli un fornitore di payroll (ADP, Gusto, Paychex, Rippling) e un broker per i benefit. Foothold America stima $3.000–$5.000 di costi di avvio e $3.250–$7.350 annui di costi fissi (franchise tax, registered agent, dichiarazioni fiscali, software payroll, supporto HR); il lavoro legale su misura e il transfer pricing sono a parte. A regime, il costo per dipendente scende ben al di sotto di quanto si paga a un EOR.

Quando cambiare modello

In genere il punto di pareggio tra EOR ed entità propria si colloca intorno ai sei-sette dipendenti USA. Conviene anticipare il passaggio se i clienti americani pretendono una controparte locale, se fatturi negli USA, se ti servono piani azionari o investitori che richiedono una C-corp del Delaware, oppure se i tuoi commerciali senior rischiano di configurare una stabile organizzazione. Il passaggio del personale dall'EOR al tuo payroll richiede sei-otto settimane: prima di firmare con l'EOR, verifica le penali di conversione previste dal contratto.

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La scelta dell'entità USA

Controllata o branch?

Una branch (sede secondaria) è la stessa S.p.A. o S.r.l. italiana, registrata in uno Stato USA. La capogruppo risponde direttamente di debiti e cause USA, presenta il Form 1120-F, può dovere la branch profits tax (ridotta dal trattato; verifica l'aliquota con il tuo CPA) e, come "foreign reporting company", deve ancora depositare il BOI presso FinCEN. Una controllata (subsidiary) è una società USA distinta, che isola la responsabilità della capogruppo, è tassata come qualsiasi impresa americana, è esente dal BOI ed è la forma che banche e dipendenti si aspettano. Per assumere personale, quasi tutti i gruppi italiani optano per la controllata.

LLC o C-corporation?

Una C-corporation paga il 21% di imposta federale più l'imposta statale; i dividendi verso l'Italia scontano una ritenuta convenzionale del 5% se la capogruppo detiene almeno il 25% dei diritti di voto da 12 mesi (salvo l'articolo sulla limitazione dei benefici). È una forma ben conosciuta su entrambe le sponde dell'Atlantico, indispensabile per venture capital e stock option, e tiene la capogruppo fuori dagli adempimenti fiscali USA diretti. Una LLC unipersonale posseduta da una società italiana è di default "disregarded" (fiscalmente trasparente): il reddito è attribuito alla capogruppo, che deve presentare il Form 1120-F e può dovere la branch profits tax, mentre l'Italia può considerare la LLC opaca (disallineamento da ibridi). Si può optare per la tassazione come società di capitali (Form 8832), ma a quel punto la LLC non offre quasi alcun vantaggio rispetto alla C-corp. Regola pratica: i gruppi societari usano la C-corp.

Delaware o lo Stato operativo?

Il Delaware offre la Court of Chancery (il tribunale specializzato in diritto societario), un quadro giuridico prevedibile e investitori che lo conoscono bene. Una corporation paga la franchise tax (minimo $175 con il metodo delle azioni autorizzate, $400 con il metodo del valore nominale presunto) più $50 di annual report, entro il 1° marzo; le LLC pagano $400 fissi entro il 1° giugno (di recente aumentati da $300). Ma se il personale lavora in New Jersey, dovrai comunque registrarti, pagare le imposte e presentare le dichiarazioni anche lì. Se non prevedi di raccogliere capitali negli USA, costituire la società direttamente nello Stato in cui operi ti risparmia un livello di costi.

Foreign qualification

La foreign qualification è l'abilitazione a operare in uno Stato diverso da quello di costituzione: nel diritto statale, infatti, "foreign" indica una società di un altro Stato USA, non necessariamente estera. Una società del Delaware con dipendenti in California deve depositare lo Statement and Designation by Foreign Corporation, nominare in California un registered agent (il domiciliatario legale che riceve atti e notifiche) e versare la franchise tax minima di $800. Di norma basta un dipendente stabile in uno Stato per far scattare la registrazione ai fini payroll, la foreign qualification e il nexus fiscale (il collegamento territoriale da cui nasce l'obbligo d'imposta). Chi non si registra rischia di pagare arretrati e sanzioni e di non poter agire in giudizio in quello Stato.

Registrazioni federali, statali e locali

EIN per titolari esteri

L'Employer Identification Number è l'identificativo fiscale IRS, necessario per banca, registrazioni e dichiarazioni. La richiesta online non è possibile se la società non ha una presenza negli USA o se la "responsible party" (la persona che controlla la società) non ha SSN né ITIN. Secondo le istruzioni del Form SS-4 di dicembre 2025 puoi telefonare al 267-941-1099 (dalle 6 alle 23 ora della costa Est, nei giorni feriali; chi chiama deve essere autorizzato), inviare un fax al 304-707-9471 dall'estero (circa quattro giorni lavorativi) o spedirlo all'EIN International Operation di Cincinnati (circa quattro settimane). Alla riga 7b scrivi "Foreign" o "N/A" se la responsible party non ha SSN o ITIN.

Payroll federale

Per versare le imposte occorre iscriversi a EFTPS, il sistema federale di pagamento elettronico. La FICA a carico datore è del 7,65%: 6,2% di Social Security fino al massimale 2026 di $184.500, più 1,45% di Medicare senza tetto. La FUTA (disoccupazione federale) è lo 0,6% sui primi $7.000 per dipendente, più alta negli Stati con "credit reduction" (California: 1,2% per il 2025; per il 2026 è prevista una riduzione dell’1,5%). Vanno presentati il Form 941 ogni trimestre, il Form 940 ogni anno e i W-2 entro il 31 gennaio.

Ritenute statali e SUI

Ogni Stato di lavoro richiede un conto per le ritenute d'imposta sul reddito presso il dipartimento delle entrate (non in Texas e Florida) e uno per la state unemployment insurance (SUI, assicurazione contro la disoccupazione) presso l'agenzia del lavoro. I nuovi datori pagano un'aliquota standard, per esempio il 3,4% su $7.000 in California o il 4,1% su $17.600 a New York nel 2026. Alcuni Stati (NY, NJ, CA, MA e altri) prevedono inoltre contributi a carico delle retribuzioni per invalidità e congedo familiare retribuito.

Imposte locali

A New York City e Yonkers si trattiene ai residenti l'imposta locale sul reddito; la MCTMT si applica ai datori di lavoro dell'area metropolitana di New York che superano una soglia trimestrale di retribuzioni. Altri esempi: imposte municipali dell'Ohio, earned income tax locale in Pennsylvania, occupational tax del Kentucky, earnings tax di Kansas City e St. Louis e la payroll tax dell'1% a carico del datore a Newark.

New-hire reporting

Ogni nuovo assunto va comunicato al registro statale delle assunzioni, in genere entro 20 giorni (10 in Georgia), ai fini del recupero degli assegni di mantenimento; di solito se ne occupa il fornitore di payroll. I datori multi-Stato possono scegliere un unico Stato di comunicazione previa notifica al federale Office of Child Support Services.

Workers' compensation

È l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, che indennizza a prescindere dalla colpa; è obbligatoria dal primo dipendente in NY, NJ, CA, IL, MA e OH (in Ohio solo tramite il fondo statale), da quattro in Florida (settori diversi dall'edilizia) e da tre in Georgia e North Carolina. In Texas i datori privati possono non aderire (i cosiddetti "non-subscribers"), ma perdono importanti difese in giudizio e devono darne comunicazione allo Stato. New York impone anche le coperture per invalidità (DBL) e Paid Family Leave (PFL).

Checklist delle registrazioni per Stato

Gli enti con cui avrai a che fare quando il primo dipendente inizia a lavorare in ciascuno Stato. Dati SUI: aliquote e massimali 2026 per nuovi datori da fonti payroll; verificali con l'ente. La foreign qualification si deposita sempre presso il Secretary of State (in Florida la Division of Corporations).

Alcuni enti assegnano il numero di posizione online in giornata, altri impiegano da due a sei settimane: senza numero SUI, il primo payroll è destinato a slittare. Per gli altri Stati vedi la guida per Stato.

Il conto bancario di una società a controllo estero

Le banche americane sono tenute a identificare i titolari effettivi (chi detiene almeno il 25%, più una persona con poteri di controllo) e, in presenza di soci esteri, applicano un'adeguata verifica rafforzata. Prepara certificate of incorporation, bylaws (statuto), lettera EIN dell'IRS, delibera del consiglio, passaporti di firmatari e titolari, visura camerale e libro soci della capogruppo (spesso tradotti) e una nota sull'origine dei fondi.

• Banche tradizionali: spesso vogliono un firmatario presente in una filiale USA. La tua banca italiana può talvolta presentarti a filiali USA di gruppi europei.
• Banche digitali come Mercury accettano società costituite negli USA con fondatori stranieri (con alcuni Paesi esclusi) e aprono il conto da remoto; credito e trade finance potranno richiedere in seguito una banca tradizionale.
• Liquidità: i fornitori di payroll addebitano gli stipendi da uno a quattro giorni prima del pagamento, quindi dota la società di almeno due-tre mesi di stipendi, sotto forma di capitale o di finanziamento a condizioni di mercato.

Le assicurazioni prima del primo giorno

• Workers' compensation: quasi ovunque obbligatoria; per ruoli d'ufficio poche centinaia di dollari annui per dipendente.
• EPLI (Employment Practices Liability Insurance): copre le cause per discriminazione, molestie, ritorsione e licenziamento illegittimo, le più frequenti contro i piccoli datori. Insureon indica una media per le piccole imprese di circa $257 al mese (da circa $750 a oltre $14.000 l'anno), più alta in California e New York.
• D&O: tutela personalmente amministratori e dirigenti USA (spesso manager italiani), spesso insieme a EPLI e copertura fiduciaria per il 401(k). Verifica se la polizza di gruppo copre le controllate USA.
• General liability: danni a terzi e a cose, richiesta dalla maggior parte dei contratti di locazione e da molti clienti.

Stabile organizzazione e transfer pricing

La stabile organizzazione nel trattato Italia-USA

Per l'articolo 5 del trattato (in vigore dal 2009), una società italiana è tassata negli USA sugli utili solo se vi ha una stabile organizzazione (permanent establishment, PE): una sede fissa d'affari, o un agente dipendente che esercita abitualmente il potere di concludere contratti in suo nome. Il solo possesso di una controllata USA non crea una PE. I rischi:

• Un commerciale USA tramite EOR o contratto autonomo che negozia e firma contratti per la S.p.A. può creare una PE da agente dipendente, con imposte USA, Form 1120-F e possibile branch profits tax.
• Un ufficio, o un home office pagato e richiesto dalla società, può costituire una sede fissa d'affari.
• Gli Stati non sono vincolati dal trattato; diversi rivendicano il nexus anche per un solo dipendente sul loro territorio.

Per ridurre il rischio, assumi tramite una controllata che contratta in nome proprio oppure, se ti appoggi a un EOR, mantieni in Italia l'approvazione e la firma dei contratti. Vedi la guida al trattato fiscale.

Transfer pricing: le basi

Ogni operazione tra controllata e capogruppo (beni per la rivendita, servizi, management fee, finanziamenti, licenze) deve avvenire a valore di libera concorrenza ai sensi della section 482 dell'Internal Revenue Code e, in Italia, dell'articolo 110 del TUIR. Le controllate commerciali sono spesso distributori a rischio limitato o fornitori di servizi remunerati a costo più margine da benchmark. Firma un contratto infragruppo prima dell'avvio e conserva documentazione contemporanea: negli USA protegge dalle sanzioni del 20% e del 40%, in Italia la documentazione idonea (oneri documentali) protegge dalle sanzioni amministrative.

Adempimenti annuali: BOI e Form 5472

Corporate Transparency Act e BOI

La interim final rule di FinCEN del 26 marzo 2025 ha esentato dalla comunicazione dei titolari effettivi (beneficial ownership information, BOI) tutte le società costituite negli USA e le U.S. persons; una final rule in vigore dal 14 agosto 2026 ha reso l'esenzione permanente. Situazione a settembre 2026:

• Una controllata USA di una società italiana non deve presentare nulla.
• Una società italiana registrata come branch in uno Stato USA è una foreign reporting company e deve presentare il BOI entro 30 giorni di calendario dall'efficacia della registrazione, indicando solo i titolari effettivi non statunitensi.

Form 5472

Una corporation USA partecipata almeno al 25% da esteri allega al Form 1120 il Form 5472 con ogni operazione con parti correlate (apporti, finanziamenti, compensi, acquisti, vendite). Anche una LLC unipersonale a controllo estero deve presentarlo, con un Form 1120 pro forma, pur senza reddito. La sanzione è di $25.000 per modulo per anno, più $25.000 per ogni ulteriore periodo di 30 giorni dopo una notifica IRS.

Altri adempimenti ricorrenti

• Federali: Form 1120 (15 aprile per l'anno solare, prorogabile), moduli payroll, 1099-NEC per i collaboratori, Forms 1042/1042-S per alcuni pagamenti alla capogruppo, con aliquote convenzionali richieste tramite Form W-8BEN-E.
• Statali: annual report e franchise tax nello Stato di costituzione e in ogni Stato di qualification, dichiarazioni dei redditi, dichiarazioni trimestrali SUI e ritenute.

Tempi, budget e crescita multi-Stato

Calcola due-tre mesi dalla decisione al primo payroll; se il candidato è disponibile prima, puoi ricorrere a un EOR come soluzione ponte. Per i visti vedi Immigrazione; Cygic collabora con avvocati partner e non fornisce servizi di visto.

Budget indicativo

Sales manager in New Jersey, base $120.000: Social Security e Medicare datore circa $9.180; FUTA $42; SUI circa $1.250; quota sanitaria datore spesso $8.000 o più; contributo aziendale al 401(k) del 4% $4.800; workers' comp ed EPLI da centinaia a qualche migliaio di dollari. Costo complessivo: circa 18%–25% oltre la base, provvigioni e selezione escluse. I costi di primo anno dell'entità (costituzione, agent, franchise tax, CPA, payroll, premi minimi, documenti legali) aggiungono in genere $10.000–$25.000. Vedi Retribuzione e Benefit.

Ogni Stato è una nuova giurisdizione

Gli obblighi seguono il luogo in cui il dipendente lavora. Se la controllata di New York assume un ingegnere da remoto in North Carolina, servono conti ritenute e SUI, comunicazione dell'assunzione, estensione della workers' comp, rispetto delle regole salariali e di norma qualification e dichiarazione in quello Stato. Se poi si trasferisce in Colorado, si ricomincia da capo. La regola "convenience of the employer" di New York può inoltre tassare a New York lo stipendio di chi lavora da remoto altrove.

Guide pratiche

Domande frequenti